Jak uniknąć braków materiałowych na produkcji?

Braki materiałowe na produkcji rzadko są tylko problemem magazynu.

Najczęściej są skutkiem kilku nakładających się obszarów: nieaktualnych danych technologicznych, braku rezerwacji materiałów, opóźnionego zaopatrzenia, niewidocznych rozchodów oraz planowania produkcji bez pełnej informacji o dostępności zapasów.

W wyniku tych niedopatrzeń zlecenie jest zaplanowane, ludzie i maszyny są gotowi, termin dla klienta jest potwierdzony, ale produkcja staje, bo brakuje materiału, półfabrykatu albo detalu międzyoperacyjnego.

Dlatego skuteczne ograniczenie braków materiałowych wymaga ścisłej wpółpracy trzech obszarów: produkcji, magazynu i zaopatrzenia.

KLL-ERP pomaga kontrolować dostępność materiałów już na etapie planowania zlecenia produkcyjnego, rezerwować zapasy pod konkretne zlecenia oraz szybciej reagować na niedobory.

Braki materiałowe zwykle nie pojawiają się nagle. Najczęściej system lub organizacja wcześniej wysyła sygnały ostrzegawcze, które ciężko dostrzec.

Najczęstsze przyczyny to:

• ręczne prowadzenie zapasów w Excelu,
• produkcja planowana bez aktualnej listy materiałów,
• brak powiązania zlecenia produkcyjnego z realnym stanem magazynu,
• brak rezerwacji materiałów pod konkretne zlecenia,
• materiały zużywane przez inne zlecenia bez kontroli wpływu na plan,
• opóźnione zamówienia do dostawców,
• brak kontroli stanów minimalnych,
• brak informacji o półfabrykatach i detalach międzyoperacyjnych,
• nieaktualne technologie i listy materiałowe,
• rozchód materiałów księgowany z opóźnieniem.

W praktyce oznacza to, że planista widzi zlecenie, magazyn widzi zapas, zaopatrzenie widzi zamówienia, ale nikt nie ma pełnego obrazu tego, czy materiał rzeczywiście wystarczy do realizacji produkcji w terminie.

W firmie produkcyjnej materiał przechodzi przez kilka etapów zanim trafi na stanowisko pracy.

Najpierw musi zostać poprawnie zaplanowany w technologii lub liście materiałowej. Następnie musi być dostępny w magazynie albo zamówiony na czas. Później powinien zostać zarezerwowany pod konkretne zlecenie, wydany do produkcji i rozchodowany w systemie.

Jeżeli którykolwiek z tych etapów działa poza systemem, pojawia się ryzyko braków.

Dlatego KLL-ERP łączy dane w modułach systemu:

• Produkcja – zlecenia, technologie, lista materiałów, operacje i przewodniki,
• Magazyn – stany, rozchody, przychody, rezerwacje i lokalizacje,
• Zaopatrzenie – zapotrzebowanie, dostawy w toku i zamówienia do dostawców.

Dopiero takie połączenie pozwala odpowiedzieć na najważniejsze pytanie:

Czy mamy materiały potrzebne do wykonania zaplanowanej produkcji?

Podstawą kontroli materiałów jest poprawna technologia wyrobu.

W KLL-ERP technologia określa nie tylko operacje produkcyjne, ale również materiały potrzebne do wykonania wyrobu, półfabrykatu lub detalu. Na tej podstawie system może wygenerować listę materiałów do zlecenia produkcyjnego.

Dzięki temu planista nie musi ręcznie przepisywać zapotrzebowania materiałowego. System wie, jakie materiały są potrzebne, w jakiej ilości i dla jakiego zlecenia.

To szczególnie ważne w produkcji zleceniowej, gdzie każde zlecenie może mieć inną strukturę, inne ilości i inne terminy.

Samo istnienie materiału w magazynie nie oznacza jeszcze, że można go bezpiecznie wykorzystać.

Ten sam materiał może być potrzebny do kilku zleceń. Jeżeli firma patrzy tylko na ogólny stan magazynowy, łatwo dojść do błędnego wniosku, że zapasu wystarczy dla wszystkich.

W KLL-ERP podczas zatwierdzania zlecenia system może sprawdzić dostępność materiałów z uwzględnieniem istniejących rezerwacji.

Oznacza to, że planista widzi nie tylko stan magazynowy, ale również to, czy dany materiał nie został już zabezpieczony pod inne zlecenie.

Jeżeli materiału brakuje, system może zatrzymać zmianę statusu zlecenia i wskazać indeksy, dla których nie można założyć rezerwacji.

To ważny moment kontroli. Lepiej wykryć brak materiału przed uruchomieniem produkcji niż dopiero wtedy, gdy operator czeka przy stanowisku.

Rezerwacje materiałów ograniczają ryzyko sytuacji, w której materiał dostępny rano zostaje zużyty przez inne zlecenie, zanim trafi do właściwej produkcji.

W KLL-ERP rezerwacje mogą być tworzone automatycznie lub ręcznie.

Automatyczne rezerwowanie materiałów można ustawić dla wybranych definicji zleceń. Wtedy przy zatwierdzaniu zlecenia system kontroluje dostępność materiałów i rezerwuje ilość potrzebną do wydania.

Dzięki temu zapas nie jest już tylko ogólną ilością na magazynie. Staje się zapasem przypisanym do konkretnego zlecenia produkcyjnego.

To pomaga planistom i magazynierom uniknąć konfliktów między zleceniami oraz lepiej przygotować produkcję do realizacji.

Stan magazynowy pokazuje, ile materiału znajduje się aktualnie w magazynie.

To za mało.

W planowaniu produkcji ważne jest również to, co już zostało zaplanowane do rozchodu, co jest zarezerwowane, jakie dostawy są w toku i jakie przychody pojawią się w najbliższym czasie.

Dlatego w KLL-ERP przy pracy z listą materiałów można analizować dane bilansowe indeksu, czyli szerszy obraz dostępności materiału.

Dzięki temu planista może szybciej odpowiedzieć na pytania:

• czy materiał jest fizycznie na magazynie,
• czy nie jest już zarezerwowany,
• czy są dostawy w toku,
• czy planowane przychody pokryją zapotrzebowanie,
• czy trzeba przyspieszyć zakup,
• czy zlecenie można bezpiecznie przekazać do produkcji.

W ograniczaniu braków materiałowych ważne jest nie tylko sprawdzanie aktualnego stanu magazynu, ale też przewidywanie, czego zabraknie w kolejnych dniach produkcji.

Do tego służy analiza shortage. Pokazuje ona różnicę między potrzebami wynikającymi z zamówień sprzedażowych a dostępnym stanem wyrobów, detali lub półfabrykatów na dany dzień.

Dzięki temu planista widzi, jakiego elementu będzie brakowało, w jakiej ilości i kiedy pojawi się problem. Może wcześniej zaplanować dodatkową produkcję, przesunąć priorytety albo uruchomić produkcję detali i półfabrykatów.

Shortage pozwala więc reagować zanim brak materiału lub detalu zatrzyma produkcję.

Nie wszystkie braki wynikają ze zleceń.

Część materiałów, półfabrykatów lub detali międzyoperacyjnych powinna być dostępna stale, ponieważ ich brak zatrzymuje wiele procesów naraz.

W takich przypadkach pomocne są stany minimalne.

W KLL-ERP można definiować minimalne poziomy zapasu dla indeksu, operacji i lokalizacji. System może wskazywać, kiedy stan spada poniżej ustalonego minimum oraz do jakiego poziomu należy go uzupełnić.

To przydatne szczególnie wtedy, gdy firma pracuje z lokalizacjami produkcyjnymi, pojemnikami, detalami międzyoperacyjnymi lub zapasem buforowym na wybranych stanowiskach.

Dobrze ustawione stany minimalne pomagają uniknąć drobnych braków, które w praktyce potrafią zatrzymać całe zlecenie.

W produkcji złożonej problemem nie są tylko surowce z magazynu.

Brakować może również detali po cięciu, półfabrykatów po spawaniu, elementów po malowaniu albo komponentów przygotowanych na wcześniejszym etapie.

Dlatego ważna jest kontrola nie tylko magazynu głównego, ale również tego, co dzieje się między operacjami.

KLL-ERP pozwala prowadzić zlecenia z operacjami, listami materiałów, przewodnikami i rejestracją wykonania. Dzięki temu planista może widzieć, które elementy zostały już wykonane, w jakiej ilości i na jakim etapie procesu się znajdują.

To zmniejsza ryzyko sytuacji, w której montaż jest zaplanowany, ale część półfabrykatów nie została jeszcze wykonana.

Jeżeli system wykrywa, że materiału brakuje, sama informacja nie wystarczy.

Trzeba jeszcze szybko przełożyć ją na działanie: zamówienie, przyspieszenie dostawy, zmianę terminu produkcji albo przesunięcie priorytetów.

Dlatego planowanie produkcji powinno być powiązane z zaopatrzeniem.

Kiedy zapotrzebowanie materiałowe wynika ze zleceń produkcyjnych, dział zakupów może szybciej zobaczyć, co należy zamówić i kiedy materiał będzie potrzebny. To ogranicza ręczne ustalenia, telefony, maile i pracę na nieaktualnych plikach.

W efekcie firma nie reaguje dopiero wtedy, gdy produkcja już stoi. Może reagować wcześniej.

Opóźnione księgowanie rozchodu materiałów zaburza planowanie.

Jeżeli produkcja zużyła materiał, ale system nadal pokazuje go jako dostępny, kolejne zlecenia mogą zostać zaplanowane na zapasie, którego w praktyce już nie ma.

W KLL-ERP materiały mogą być rozchodowane w powiązaniu z realizacją operacji lub zlecenia, zgodnie z przyjętym modelem pracy.

Dzięki temu stan materiałów w systemie jest bliższy rzeczywistości, a planowanie opiera się na aktualniejszych danych.

KLL-ERP wspiera firmy produkcyjne w ograniczaniu braków materiałowych przez połączenie danych z produkcji, magazynu i zaopatrzenia.

System pomaga między innymi:

• tworzyć listy materiałów na podstawie technologii,
• kontrolować dostępność materiałów przed zatwierdzeniem zlecenia,
• rezerwować materiały pod konkretne zlecenia,
• analizować stan bilansowy indeksu,
• sprawdzać dostawy w toku,
• definiować stany minimalne,
• kontrolować materiały w lokalizacjach,
• obsługiwać półfabrykaty i detale międzyoperacyjne,
• rejestrować wykonanie operacji,
• rozliczać rozchód materiałów,
• szybciej przekazywać zapotrzebowanie do zaopatrzenia.

Dzięki temu planowanie produkcji przestaje być oderwane od realnej dostępności materiałów.

Lepsza kontrola materiałów to przede wszystkim mniej przestojów.

Dla firmy produkcyjnej oznacza to:

• większą terminowość realizacji zleceń,
• mniej zatrzymań produkcji,
• lepsze wykorzystanie maszyn i pracowników,
• mniej ręcznego sprawdzania zapasów,
• większą kontrolę nad zakupami,
• lepszą współpracę produkcji, magazynu i zaopatrzenia,
• mniejsze ryzyko nadmiernych zapasów,
• szybszą reakcję na braki.

Największa korzyść jest jednak organizacyjna: wszyscy pracują na tych samych danych.

Planista, magazynier, zaopatrzeniowiec i kierownik produkcji widzą jeden proces, a nie cztery osobne wersje danych.

Nie da się skutecznie uniknąć braków materiałowych, jeżeli firma kontroluje tylko magazyn.

Trzeba kontrolować cały przepływ: od technologii, przez listę materiałów, rezerwacje, bilans indeksu, zakupy, dostawy, wydania magazynowe i realizację operacji produkcyjnych.

KLL-ERP pozwala połączyć te obszary w jednym systemie, dzięki czemu firma szybciej widzi ryzyko braku materiału i może reagować zanim problem zatrzyma produkcję.