E-paragony w KLL-ERP. Szybko, wygodnie i bez papieru

E-paragon to elektroniczna wersja tradycyjnego paragonu fiskalnego. Dokument potwierdzający zakup, który klient może otrzymać w formacie cyfrowym. To rozwiązanie stanowi odpowiedź na rosnące potrzeby digitalizacji procesów sprzedaży i rezygnację z dokumentów papierowych.

Podobnie jak paragon papierowy, e-paragon musi zawierać wszystkie wymagane prawem informacje, w tym m.in.:

• datę i godzinę dokonania zakupu,

• numer paragonu fiskalnego,

• nazwę i NIP sprzedawcy,

• nazwę towarów lub usług,

• kwoty brutto i netto wraz z obowiązującymi stawkami VAT,

• łączną wartość transakcji,

• oznaczenie urządzenia fiskalnego.

Dzięki spełnieniu tych wymogów e-paragon może być pełnoprawnym dokumentem sprzedaży, akceptowanym m.in. do celów reklamacji, zwrotów czy rozliczeń księgowych.

W systemie KLL-ERP e-paragon może być generowany automatycznie przy sprzedaży detalicznej i wysyłany bezpośrednio do klienta na podany adres e-mail. Dzięki temu użytkownicy systemu oszczędzają czas, zmniejszają zużycie papieru i podnoszą komfort obsługi klienta.

Wdrożenie e-paragonów w systemie KLL-ERP znacząco usprawnia codzienną pracę działu sprzedaży oraz obsługi klienta. Tradycyjne paragony wymagają kilku czasochłonnych czynności: wydruku, fizycznego przekazania klientowi, przechowywania kopii oraz ręcznego wprowadzania danych do systemów sprzedażowych lub księgowych. E-paragon eliminuje większość z tych etapów.

W systemie KLL-ERP cały proces został maksymalnie zautomatyzowany:

• Fiskalizacja i generowanie paragonu odbywa się automatycznie przy użyciu drukarki fiskalnej online po kliknięciu opcji: „Wyślij e-paragon”.
• Nie ma potrzeby drukowania dokumentu – zamiast fizycznego paragonu, generowane są pliki graficzne, które trafiają bezpośrednio do systemu i są przypisane do odpowiedniej faktury.
• Wysyłka na e-mail klienta trwa kilka sekund, wystarczy wpisać adres lub skorzystać z domyślnie podpowiedzianego, a system natychmiast przygotuje wiadomość z załącznikami i wyśle ją automatycznie do Klienta.
• Brak konieczności archiwizacji papierowej, e-paragon jest powiązany z dokumentem w systemie, co ułatwia późniejsze wyszukiwanie, kontrolę i rozliczenia.
• Monitoring statusu w czasie rzeczywistym – użytkownik na liście faktur widzi, które dokumenty mają już wygenerowany e-paragon i które zostały wysłane.

Dzięki tym rozwiązaniom, KLL-ERP pozwala znacząco ograniczyć czas poświęcany na obsługę sprzedaży detalicznej, zwiększając jednocześnie precyzję i komfort pracy. To szczególnie ważne w firmach o dużej liczbie transakcji, gdzie liczy się każda minuta.

Wystawienie e-paragonu to proces, który różni się od klasycznego drukowania paragonu fiskalnego, ale jest równie prosty, a często nawet prostszy.

Aby wygenerować e-paragon, konieczne jest spełnienie kilku warunków technicznych oraz organizacyjnych:

1. Posiadanie odpowiedniego oprogramowania sprzedażowego, które umożliwia generowanie paragonów w formie elektronicznej (np. system KLL-ERP)
2. Integracja z drukarką fiskalną, która umożliwia fiskalizację sprzedaży i przekazanie danych do systemu.
3. Zdefiniowanie adresu e-mail klienta, na który zostanie wysłany dokument, może być wpisany ręcznie lub pobrany z danych kontrahenta w bazie adresowej.
4. Wybór opcji wysyłki e-paragonu – jest to przycisk, który uruchamia proces fiskalizacji, generuje pliki (PNG paragonu oraz JWS) i przesyła go mailowo do klienta.

E-paragon w systemie KLL-ERP spełnia wymagania fiskalne. Jest fiskalizowany przez zatwierdzoną drukarkę oraz zawiera wszystkie dane wymagane przepisami. System sprzedaży został zaprojektowany w taki sposób, żeby zautomatyzować niemal cały ten proces, ograniczając udział użytkownika do kilku kliknięć.

E-paragon jest wysyłany na adres e-mail wskazany w formularzu wysyłki. W treści wiadomości znajduje się indywidualny szablon wiadomości Sprzedawcy, a w załączniku graficzna forma paragonu w plikach PNG oraz JWS. To szybka, ekologiczna i bezpieczna forma przekazywania dokumentu klientowi.

Aby możliwe było wystawianie e-paragonów, niezbędna jest integracja systemu KLL-ERP z drukarką fiskalną. To urządzenie odpowiada za fiskalizację sprzedaży i generowanie elektronicznej wersji paragonu, która następnie może zostać przesłana do klienta drogą mailową.

W systemie KLL-ERP proces ten odbywa się automatycznie. Użytkownik uruchamia funkcję wysyłki e-paragonu bez potrzeby ręcznego drukowania czy skanowania dokumentów.

Wystarczy skonfigurować urządzenie w systemie (w module: Administrator → Zarządzanie urządzeniami) i powiązać je z komputerem obsługującym sprzedaż. Dzięki temu cały proces odbywa się bez ręcznego drukowania system przejmuje kontrolę nad fiskalizacją i przesyłką dokumentów.

System KLL-ERP wspiera integrację z drukarkami fiskalnymi, na przykład marki Novitus (zobacz urządzenia), które umożliwiają pełną automatyzację i zgodność z wymogami fiskalnymi.

Po skonfigurowaniu drukarki fiskalnej i powiązaniu jej z odpowiednim komputerem, wystawienie e-paragonu w KLL-ERP odbywa się w pełni automatycznie.

Szczegółowy przebieg procesu wygląda następująco:

1. Użytkownik wystawia fakturę w serii paragonowej czyli dokument, który kwalifikuje się do fiskalizacji.
2. Na liście faktur wybierana jest opcja „Wyślij e-paragon” dostępna z poziomu menu kontekstowego.
3. System fiskalizuje dokument komunikując się z przypisaną drukarką fiskalną.
4. Generowane są pliki graficzne paragonu, które automatycznie zostają przypisane do dokumentu sprzedaży.
5. Pojawia się formularz wysyłki e-mail z możliwością wpisania lub potwierdzenia adresu klienta.
6. Użytkownik zatwierdza wysyłkę, system przygotowuje wiadomość e-mail z gotowym szablonem i załączonym e-paragonem.
7. E-mail trafia do kolejki wysyłek, a klient otrzymuje paragon na swoją skrzynkę.

Na liście faktur pojawiają się dodatkowe kolumny ułatwiające kontrolę nad procesem wystawiania e-paragonu:

Czy E-paragon informuje, czy do faktury sprzedaży został wystawiony e-paragon.

Status E-paragonu pokazuje, na jakim etapie znajduje się proces wystawienia e-paragonu do faktury sprzedaży:

• Nie wygenerowano plików,
• Nie wysłano e-maila,
• Zakończono.

Informacje te umożliwiają użytkownikowi kontrolowanie procesu wystawiania e-paragonu do faktur sprzedażowych. W przypadku wystąpienia problemów użytkownik szybko uzyskuje dostęp do szczegółowych informacji o zaistniałych trudnościach.

Wystawianie e-paragonów w Polsce jest zgodne z obowiązującymi przepisami, o ile spełnione są określone warunki. Kluczowym elementem jest to, że paragon musi zostać zafiskalizowany przez urządzenie wpisane do wykazu kas rejestrujących (np. drukarka fiskalna), a jego wersja elektroniczna powinna wiernie odwzorowywać oryginał.

Ministerstwo Finansów dopuszcza wysyłkę paragonu w formie elektronicznej, np. na e-mail klienta. Warunkiem jest to, że nabywca wyrazi na to zgodę, oraz że paragon został wcześniej prawidłowo zarejestrowany w systemie fiskalnym.

System KLL-ERP spełnia te wymogi, łącząc się bezpośrednio z drukarką fiskalną i automatyzując cały proces, od fiskalizacji po wysyłkę e-mailem. Dzięki temu użytkownicy mogą mieć pewność, że działają zgodnie z przepisami i zapewniają klientom nowoczesną, zgodną z prawem formę potwierdzenia zakupu.

Wystawianie e-paragonów w systemie KLL-ERP to kolejny krok w kierunku cyfryzacji sprzedaży. To funkcja, która nie tylko spełnia wymagania prawne, ale również upraszcza obsługę klienta, oszczędza czas pracowników i eliminuje potrzebę przechowywania papierowych dokumentów.

Współczesna sprzedaż detaliczna nie może się obyć bez nowoczesnych rozwiązań. E-paragony w KLL-ERP to wygoda, automatyzacja i zgodność z przepisami, wszystko w jednym miejscu.

Dlaczego warto?

✅ Oszczędność papieru i niższe koszty operacyjne
✅ Brak ryzyka blaknięcia lub zgubienia paragonu
✅ Wygodne przechowywanie i szybki dostęp do dokumentów
✅ Błyskawiczna wysyłka e-mailem bez udziału dodatkowego personelu
✅ Profesjonalna, nowoczesna obsługa klienta

Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie KLL-ERP? Przeczytaj inne artykuły na naszym blogu.