Opóźnione płatności potrafią skutecznie zaburzyć płynność finansową firmy. Brak terminowych wpływów to nie tylko problem księgowy, to ryzyko, które przekłada się na codzienne decyzje biznesowe. Dlatego tak ważne jest, by proces monitorowania należności był uporządkowany, przejrzysty i wszędzie tam, gdzie to możliwe zautomatyzowany.
Czym jest windykacja?
Windykacja to proces dochodzenia należności, którego celem jest odzyskanie zaległych płatności od kontrahentów. Może przybierać formę polubowną (tzw. windykacja miękka), czyli przypominania o zaległościach i negocjowania terminów spłaty, jak i bardziej formalną, obejmującą wezwania do zapłaty, a w dalszej kolejności ewentualne postępowania sądowe. Kluczowe jest, aby reagować odpowiednio wcześnie, zanim problem urośnie do trudnych do opanowania rozmiarów.
Czym jest moduł Windykacje w KLL-ERP?
Moduł Windykacje w systemie KLL-ERP to kompleksowe narzędzie do zarządzania procesem odzyskiwania należności. Umożliwia przegląd i analizę niezapłaconych faktur sprzedażowych, zarówno przeterminowanych, jak i zbliżających się do terminu płatności. Użytkownicy mają możliwość rejestrowania działań windykacyjnych (zdarzeń) oraz automatyzacji ich wykonywania np. wysyłki przypomnień mailowych.
Dzięki integracji z innymi modułami systemu KLL-ERP, możliwe jest pełne śledzenie historii kontaktu z klientem i bieżący monitoring należności w czasie rzeczywistym.
Integracja z modułami księgowości i sprzedaży jako źródło danych o należnościach
Dane o niezapłaconych fakturach są domyślnie pobierane z modułu księgowego (FK – rejestr należności). Jeżeli w danej konfiguracji systemu nie korzysta się z modułu księgowości, można alternatywnie skonfigurować pobieranie danych bezpośrednio z faktur sprzedażowych (FAK). Takie ustawienie pozwala wykorzystać możliwości windykacyjne także w prostszych środowiskach, gdzie księgowość jest prowadzona zewnętrznie.
Ręczne i automatyczne zdarzenia w procesie windykacji
Działania windykacyjne w KLL-ERP rejestrowane są jako zdarzenia. System pozwala zdefiniować wiele ich rodzajów – zarówno wykonywanych ręcznie, jak i automatycznie.
- Zdarzenia ręczne – mogą obejmować np. kontakt telefoniczny z klientem czy wysyłkę przypomnienia mailowego. Przy ich dodawaniu system umożliwia natychmiastowe wysłanie e-maila na podstawie zdefiniowanego szablonu. Dzięki temu cały proces, od decyzji po komunikację przebiega w jednym miejscu.
- Zdarzenia automatyczne – generowane są na podstawie zdefiniowanych reguł, np. liczby dni opóźnienia zapłacenia za fakturę. Mogą być wyzwalane nawet przed terminem płatności, co pozwala przypomnieć klientowi o zbliżającym się zobowiązaniu. Wysyłka monitów odbywa się automatycznie, a zdarzenia te rejestrowane są w systemie bez udziału operatora.
Ważnym elementem konfiguracji modułu jest przypisanie kontaktu e-mailowego klienta z oznaczeniem „Windykacja”. Tylko wtedy system wie, gdzie automatycznie wysyłać monity.
Integracja z działaniami księgowymi
System wspiera także klasyczne działania księgowe związane z odzyskiwaniem należności:
- Dodanie wezwania do zapłaty (1., 2. lub 3.) w module Rozrachunków automatycznie tworzy odpowiednie zdarzenie windykacyjne, z zachowaniem jego typu i historii.
- Zmiana planu płatności faktury (np. w wyniku uzgodnień z klientem) także rejestrowana jest jako osobne zdarzenie w module Windykacji, co pozwala zachować pełną przejrzystość.
Dzięki tym mechanizmom, informacje o wszystkich istotnych działaniach są dostępne w jednym miejscu, bez potrzeby ręcznego aktualizowania danych.
Skuteczne śledzenie zaległości z wykorzystaniem raportów
Moduł udostępnia dwa podstawowe raporty:
- Niezapłacone faktury wg dni zaległości – ułatwia priorytetyzację działań.
- Niezapłacone faktury wg klienta – wspomaga rozmowy handlowe i negocjacje warunków.
W raportach można filtrować dane wg kodu klienta, a gotowe zestawienia mogą być dołączane do szablonów wiadomości e-mail. Dzięki temu klient nie tylko otrzymuje przypomnienie, ale też kompletną listę zaległości, która pochodzi bezpośrednio z systemu KLL-ERP.
Co zrobić gdy kontrahent nie płaci praktyczne zastosowanie modułu windykacji
Gdy kontrahent nie reguluje płatności w terminie, kluczowe jest szybkie i uporządkowane działanie. Dzięki modułowi Windykacje w KLL-ERP proces ten może być nie tylko skuteczny, ale również zautomatyzowany i udokumentowany.
Krok 1: Weryfikacja zaległości
Użytkownik otwiera listę faktur do windykacji, gdzie system prezentuje zestawienie niezapłaconych i przeterminowanych dokumentów. Dla każdej faktury można sprawdzić już zarejestrowane zdarzenia windykacyjne.
Krok 2: Rejestracja pierwszego działania
W przypadku świeżo przeterminowanej faktury użytkownik może ręcznie dodać zdarzenie, np. telefoniczne, sms-owe lub mailowe przypomnienie o braku wpłaty.
Krok 3: Automatyczne przypomnienie
Jeśli firma stosuje automatyczne działania windykacyjne, system może sam wysłać monit jeszcze przed terminem płatności (np. 2 dni wcześniej), a następnie ponawiać przypomnienia po upływie określonej liczby dni. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania schematów widnykacji oraz skonfigurować treść automatycznych wiadomości wysyłanych do kontrahenta. System automatycznie wysyła przypomnienia o zaległościach zgodnie z ustalonym harmonogramem. Wystarczy określić, po ilu dniach od terminu płatności ma zostać wysłana wiadomość.
Krok 4: Eskalacja działań
W przypadku dalszego braku reakcji, możliwe jest wygenerowanie wezwania do zapłaty (np. pierwszego, drugiego, trzeciego), które automatycznie zapisze się jako kolejne zdarzenie windykacyjne. Wszystkie etapy są rejestrowane w historii, co daje pełny wgląd w przebieg komunikacji z klientem.
Krok 5: Zmiana planu płatności
Jeśli kontrahent kontaktuje się i proponuje nowy termin spłaty, zmiana może zostać wprowadzona bezpośrednio w systemie (np. przez funkcję zmiany planu płatności). Taka operacja również tworzy odpowiednie zdarzenie w module Windykacje.
Podsumowanie korzyści z wdrożenia modułu windykacji
Windykacja należności w KLL-ERP to coś więcej niż przypominanie o niezapłaconych fakturach. To zintegrowany proces, który:
- Automatyzuje działania i oszczędza czas pracowników,
- Zapewnia przejrzystość i historię kontaktu z klientem,
- Pozwala działać prewencyjnie, jeszcze przed terminem płatności,
- Integruje się z księgowością, eliminując konieczność powielania pracy,
- Poprawia płynność finansową firmy, zmniejszając poziom zaległości.
Dzięki temu codzienna praca działu windykacji (a często także handlowego czy księgowego) staje się prostsza, skuteczniejsza i bardziej uporządkowana.
