Jak zarządzać wydawaniem odzieży roboczej w firmie? Automatyzacja, karty RCP, raporty

W każdej firmie produkcyjnej odpowiednie wyposażenie pracowników w odzież roboczą oraz środki ochrony indywidualnej to nie tylko kwestia bezpieczeństwa, ale i obowiązek wynikający z przepisów BHP. Im większa skala działalności, tym trudniejsze staje się zarządzanie przydziałami i wydaniami ubrań roboczych pracownikom oraz panowanie nad zakupami. Dlatego w systemie KLL-ERP stworzyliśmy moduł Ubrania robocze. To dedykowane narzędzie, które automatyzuje procesy przydziałów, wydawania, zwrotów ubrań roboczych. Z powodzeniem wykorzystywany przez naszych klientów.

Moduł Ubrania robocze umożliwia pełne zarządzanie procesami związanymi z wydawaniem, ewidencją i zwrotem odzieży roboczej oraz środków czystości i ochrony osobistej. Co istotne, system uwzględnia zarówno planowane, jak i nieplanowane wydania np. w sytuacji uszkodzenia ubrania lub decyzji przełożonego.
Wszystkie działania są dokumentowane, a ich historia — łatwo dostępna dla osób uprawnionych. Dzięki temu firma zyskuje pełną transparentność procesu i eliminuje ryzyko nieautoryzowanych pobrań czy błędów magazynowych.

Podstawą prawidłowego działania modułu jest przypisanie pracowników do grup odzieżowych, które definiują, jakie ubrania i w jakiej ilości im przysługują. Przydziały mogą uwzględniać okres użytkowania (np. 6 miesięcy), rozmiar, a nawet płeć pracownika, co pozwala na precyzyjne dopasowanie garderoby.

Jednym z najwygodniejszych rozwiązań modułu jest specjalny panel dla magazyniera, który pozwala wydawać ubrania na podstawie skanowania karty RCP pracownika. Karta działa jak cyfrowy podpis potwierdzający odbiór. System sam podpowiada, co i w jakim rozmiarze należy wydać, co minimalizuje ryzyko pomyłek i przyspiesza proces.

Panel obsługuje karty pracy systemów RCP, co oznacza, że:

1. Pracownik skanuje swoją kartę RCP (np. w formie identyfikatora z kodem) i nie potrzebuje żadnych dodatkowych identyfikatorów.
2. System automatycznie identyfikuje pracownika w systemie KLL-ERP, pobiera jego dane, grupę odzieżową, przydziały i rozmiary.
3. Magazynier widzi listę elementów do wydania – wraz z terminem, rozmiarem i ilością.
4. Następnie skanuje kod kreskowy odzieży, zatwierdza wydanie.
5. Pracownik skanuje kartę ponownie, co pełni rolę cyfrowego podpisu potwierdzającego odbiór.

To rozwiązanie eliminuje konieczność ręcznego przeszukiwania list, sprawdzania przydziałów, a co najważniejsze – daje niepodważalny dowód wydania.

Co daje integracja z RCP w praktyce?

1. Przyspieszenie pracy magazyniera – większość wydań to kwestia kilku kliknięć i dwóch skanów,
2. Bezpieczeństwo – każdy odbiór jest potwierdzony „elektronicznie”, nie ma miejsca na nieporozumienia,
3. Minimalizacja pomyłek – system blokuje możliwość wydania odzieży, która nie została przypisana pracownikowi, lub przekracza jego przydział,
4. Lepsza organizacja magazynu – wydań można dokonywać z wybranego magazynu, co ułatwia pracę w firmach z rozproszoną logistyką,
5. Planowanie i optymalizacja kosztów – na podstawie harmonogramu wydać, można łatwo raportować jakie zakupy na kiedy trzeba zrobić.

A co gdy odzież ulegnie szybszemu zniszczeniu?

Zdarzają się sytuacje, gdy trzeba coś wydać „poza planem”, np. gdy ubranie zostało zniszczone lub zgubione. W panelu można również wystawić tzw. wydanie nieplanowane, wskazując konkretną ilość i powód. Wszystko to jest rejestrowane, a dokument trafia do historii danego pracownika.

Zarządzanie odzieżą roboczą nie kończy się na jej wydaniu. W rzeczywistości to właśnie śledzenie historii, reagowanie na zmiany i przygotowanie się na kolejne przydziały stanowi największe wyzwanie – zwłaszcza gdy firma zatrudnia kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników. W module Ubrania robocze te obszary zostały ujęte w sposób kompleksowy.

🔁 Zwroty ubrań

Po zakończeniu zatrudnienia pracownik często jest zobowiązany do zwrotu wydanej wcześniej odzieży lub środków ochrony. W systemie można wystawić dokument zwrotu, który:

• przypisany jest bezpośrednio do osoby,
• zawiera listę elementów, które mają wrócić do magazynu,
• odzwierciedla się w dokumentacji magazynowej – możliwe jest cofnięcie rozchodu RU lub jego korekta.

Dzięki temu firma może prowadzić rzetelne rozliczenie pracownika przy odejściu, unikając strat i nieporozumień.

❌ Anulowanie zaplanowanych wydań

Zdarza się, że pracownik nie odbierze przydzielonej odzieży – np. z powodu urlopu, choroby, zmiany stanowiska czy zwolnienia przed wydaniem. Zamiast zostawiać te pozycje „wiszące”, można je anulować w systemie, co powoduje:

• zmianę statusu dokumentu na A – anulowane,
• przeliczenie kolejnego terminu wydania na nowo – od daty anulowania,
• uniknięcie niepotrzebnych wydań i rezerwacji magazynowych.

To proste działanie, które zapobiega zamieszaniu i zapewnia spójność danych.

📦 Raporty, które faktycznie się przydają

W module dostępnych jest kilka raportów, które magazynierzy i koordynatorzy naprawdę wykorzystują w codziennej pracy. Do najczęściej stosowanych należą:

• Raport zapotrzebowania – pokazuje, jakie ubrania i w jakich ilościach będą potrzebne w najbliższym czasie. Można go przefiltrować według daty, działu, grupy zawodowej czy konkretnego rodzaju odzieży.
  
• Raport paczek imiennych – lista rzeczy do wydania konkretnej osobie, z uwzględnieniem rozmiarów. Świetne narzędzie przy zbiorowych wydaniach (np. nowa kampania BHP, zmiana sezonu).
• Historia wydań i zwrotów – zestawienie wszystkich operacji dla konkretnego pracownika lub grupy, z możliwością eksportu i wydruku. Niezastąpione przy kontrolach zewnętrznych lub wewnętrznych audytach.

🔄 Spójność z magazynem – dokumenty RU

Każda operacja wydania, zwrotu czy anulowania ma swoje odzwierciedlenie w dokumentacji magazynowej systemu KLL-ERP. Wystawiane są dokumenty typu RU – Rozchód ubrania, które są automatycznie powiązane z MPK (miejsce powstawania kosztów) pracowników.

To oznacza, że dział logistyki czy kontroling nie musi niczego przenosić „ręcznie” między systemami – wszystko odbywa się spójnie i automatycznie.

Wdrożenie modułu „Ubrania robocze” to nie tylko usprawnienie jednego procesu — to zmiana, która wpływa na większą przejrzystość, oszczędność i bezpieczeństwo w całej organizacji. Jakie konkretne korzyści zauważają firmy po kilku miesiącach pracy z tym narzędziem?

✅ Pełna kontrola nad przydziałami i wydaniami

Każdy pracownik ma jasno zdefiniowany przydział — zależny od jego stanowiska, działu, daty zatrudnienia czy rozmiaru. System pilnuje terminów kolejnych wydań, nie pozwala przekroczyć przydziału i dokumentuje każdą operację.

✅ Zgodność z przepisami BHP i RODO

Moduł wspiera obowiązki wynikające z przepisów BHP – m.in. konieczność zapewnienia odzieży ochronnej pracownikom w określonych terminach, dopasowanej do stanowiska i płci.

✅ Ograniczenie strat, nadużyć

Dzięki cyfrowej ewidencji:

• nikt nie odbiera ubrań „na zapas” lub poza przydziałem,
• wszystkie wydania są potwierdzane (np. skanem karty RCP),
• zwroty są odnotowane, a odzież trafia z powrotem do magazynu,
• historia dokumentów jest dostępna do wglądu i audytu.

✅ Oszczędność czasu magazynierów i działów HR

Wydanie ubrań trwa kilkadziesiąt sekund – szczególnie przy integracji z kartami RCP. Nie trzeba szukać przydziałów w arkuszach, wszystko jest pod ręką. Działy HR i BHP nie muszą ręcznie przygotowywać list ani pilnować, kto już odebrał ubrania, a kto nie.

✅ Przewidywalność i lepsze planowanie zakupów

Dzięki raportom zapotrzebowania firmy mogą:

• przewidzieć, ile i jakiej odzieży będzie potrzebne w najbliższych tygodniach,
• lepiej planować zamówienia do magazynu,
• uniknąć braków lub nadprodukcji odzieży.

To oznacza realne oszczędności i mniej stresu przy większych kampaniach (np. wymiana odzieży zimowej).

Moduł Ubrania robocze w KLL-ERP to narzędzie, które usprawnia kluczowy obszar logistyki wewnętrznej, zarówno w kontekście BHP, jak i organizacji pracy. Automatyzuje powtarzalne procesy, zwiększa transparentność i ułatwia życie pracownikom działów HR, magazynierom oraz kierownikom.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wygląda wdrożenie modułu w praktyce skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści chętnie przeprowadzą prezentację i pokażą możliwości dopasowane do Twojej firmy.