Jak działa zbiorcza wysyłka faktur do KSeF w systemie KLL-ERP?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób pracy z fakturami w firmach – od momentu wystawienia dokumentu, przez wysyłkę, aż po potwierdzenie przyjęcia i archiwizację. W praktyce największym wyzwaniem nie jest pojedyncza faktura, tylko codzienna operacja na większej liczbie dokumentów: zamknięcie dnia sprzedaży, rozliczenia z kontrahentami, faktury z wielu stanowisk lub oddziałów.

Dlatego w systemie KLL-ERP przygotowaliśmy funkcję, która pozwala wysyłać dokumenty hurtowo: zbiorczą (masową) wysyłkę faktur do KSeF. Dzięki temu operator nie musi otwierać każdej faktury osobno  wystarczy zaznaczyć wybrane dokumenty na liście i uruchomić wysyłkę. W tym artykule pokazujemy, jak działa zbiorcza wysyłka faktur do KSeF w KLL-ERP, jakie statusy zobaczysz po wysłaniu oraz co zrobić, gdy KSeF potwierdza przyjęcie z opóźnieniem.

• Zbiorcza wysyłka pozwala wysłać wiele faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście.
   
• Po wysyłce na liście faktur pojawiają się: Nr KSeF oraz Status wysyłki KSeF.
   
• Statusy:
  • Przyjęta – został nadany numer KSeF,
  • Wysłana – czeka na potwierdzenie,
  • Błędna – odrzucona (popraw i wyślij ponownie).
     
• Gdy dokument jest przyjęty lub wysłany KLL-ERP blokuje edycję faktury, zmiany należy wprowadzić za pomocą korekty.

Zbiorcza wysyłka działa wtedy, gdy system jest skonfigurowany pod KSeF i masz oznaczoną serię faktur wystawianych w KSeF. Dopiero potem przechodzisz do standardowego wystawiania dokumentów.

Proces zaczyna się klasycznie:

1. Wystaw fakturę i upewnij się, że ma komplet wymaganych danych.
2. Faktura powinna być widoczna w oknie faktur w KLL-ERP.

Zatwierdź dokument i zmień jego status na Z (ręcznie lub automatycznie – zależnie od konfiguracji, np. po zatwierdzeniu wydania z magazynu).

To sedno tematu:

1. Wejdź na listę faktur.
2. Zaznacz dokumenty, które chcesz wysłać do KSeF.
3. Kliknij Wyślij zbiorczo do KSeF.
   

To rozwiązanie jest idealne, gdy:

• masz paczkę faktur po zamknięciu dnia/tygodnia,
• chcesz wysyłać dokumenty seriami (np. według oddziału, serii, operatora),
• zależy Ci na szybkim „wypchnięciu” dokumentów do KSeF bez klikania w każdą fakturę osobno.

Po poprawnym wysłaniu KLL-ERP uzupełnia na liście dwie kluczowe informacje:

• Nr KSeF – numer nadany dokumentowi przez KSeF,
• Status wysyłki KSeF – status nadawany w KLL-ERP po wysyłce
  

Jak rozumieć statusy KSeF w KLL-ERP?

W praktyce spotkasz te scenariusze:

• P – Przyjęta: faktura otrzymała numer KSeF i jest przyjęta.
   
• W – Wysłana: wysyłka została zainicjowana, ale potwierdzenie z KSeF może przyjść później (asynchronicznie).
   
• B – Błędna: KSeF odrzucił dokument – trzeba znaleźć błąd, poprawić i wysłać ponownie
  

Blokada edycji po wysyłce

Jeżeli faktura ma status P (przyjęta) lub W (wysłana), system blokuje modyfikację jakichkolwiek danych na fakturze (włącznie ze zmianą statusu). Dane umieszczone w KSeF korygujesz już wyłącznie przez faktury korygujące.

KSeF nie zawsze zwraca potwierdzenie natychmiast, to normalne. Mechanizm działa tak, że najpierw składasz „zlecenie”, a dopiero później odczytujesz jego status. Dodatkowo Ministerstwo Finansów wprowadza limity zapytań dla użytkowników.

W KLL-ERP statusy są sprawdzane periodycznie automatycznie, ale możesz też ręcznie wymusić odświeżenie:

• Aktualizuj statusy KSeF – sprawdza statusy wszystkich wysyłek oczekujących na potwierdzenie i często pozwala „dociągnąć” numer KSeF
  

Ważne: nie klikaj tego przycisku nerwowo co kilka sekund. Częste odpytywanie może doprowadzić do przekroczenia limitów i czasowej blokady wysyłania/odbierania dokumentów.

W KLL-ERP masz też zestaw praktycznych opcji okołowysyłkowych, które przydają się w obsłudze klienta i archiwizacji:

• Pobierz XML – zapis na dysku pliku XML wysłanego do KSeF,
• Pobierz PDF – zapis wizualizacji faktury w PDF; wydruk zawiera kody QR potrzebne do uwiarygodnienia wydruku.

1) Unikalny numer faktury

KSeF wymaga unikalności numeru faktury w kontekście NIP. Jeśli wyślesz dokument z powtarzającym się numerem, zostanie odrzucony. Dobra praktyka to numeracja zawierająca element daty (np. rok/miesiąc), żeby zachować unikalność.

2) Status „B – Błędna”

Gdy dokument ma status B, wróć do faktury, popraw dane powodujące odrzucenie i wyślij ponownie.

3) Status „W – Wysłana” (jeszcze bez numeru KSeF)

To zwykle oznacza, że czekasz na potwierdzenie. Daj systemowi chwilę (KLL-ERP i tak sprawdza statusy), a jeśli potrzebujesz użyj Aktualizuj statusy KSeF.

Zbiorcza wysyłka faktur do KSeF w KLL-ERP pozwala obsłużyć realny scenariusz z firmy: paczkę dokumentów po zamknięciu dnia, z wielu stanowisk czy oddziałów, bez wchodzenia w każdą fakturę osobno. Pracownik zaznacza wybrane dokumenty na liście, uruchamia wysyłkę jednym kliknięciem, a system przejmuje kontrolę nad procesem, czyli uzupełnia numer KSeF, pilnuje spójności danych i porządku w wysyłkach. W razie opóźnionej odpowiedzi z KSeF umożliwia szybkie odświeżenie informacji bez ręcznego przeglądania każdej faktury.