W dobie cyfryzacji i rosnących oczekiwań klientów, błyskawiczna i bezbłędna obsługa płatności to już nie luksus. To standard. Integracja systemu ERP z terminalem płatniczym pozwala firmom zautomatyzować sprzedaż i uprościć procesy księgowe. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest bezpośrednie połączenie fakturowania z procesem płatności kartą, bez potrzeby ręcznego przepisywania danych czy podwójnego księgowania.
W systemie KLL-ERP płatność kartą może być realizowana bezpośrednio z poziomu faktury. Informacja o transakcji zostaje zapisana w systemie automatycznie, bez udziału operatora.
Główne korzyści z integracji terminala płatniczego z systemem ERP
1. Automatyzacja płatności i księgowania
Po sparowaniu terminala z systemem ERP proces płatności kartą przebiega automatycznie. Po zatwierdzeniu dokumentu sprzedaży system od razu uruchamia transakcję na terminalu, a po jej zakończeniu dane o płatności są zapisywane w systemie, bez potrzeby ręcznego wprowadzania.
2. Eliminacja błędów i oszczędność czasu
Parowanie terminala z ERP usuwa konieczność dwukrotnego wpisywania kwoty do terminala i do programu. Ogranicza to ryzyko pomyłek i przyspiesza obsługę klienta, co szczególnie doceniają punkty sprzedaży o dużym natężeniu ruchu.
3. Lepsza kontrola i raportowanie
Dzięki wymianie danych między systemem ERP a terminalem użytkownik ma dostęp do wszystkich informacji o transakcjach: numerach płatności, zwrotach, statusach i raportach. Wszystko znajduje się w jednym miejscu.
4. Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych
Połączenie pomiędzy terminalem a ERP jest szyfrowane, co gwarantuje ochronę danych płatniczych. Taka integracja wspiera również zgodność z aktualnymi wymogami prawnymi, w tym obowiązkiem współpracy terminali z kasami fiskalnymi.
Takie rozwiązanie oferuje system KLL-ERP, umożliwiając pełną automatyzację procesu płatności kartą bezpośrednio z poziomu programu.
Przykładowy scenariusz płatności kartą w systemie KLL-ERP
Cały proces obsługi płatności kartą w systemie KLL-ERP jest intuicyjny i zautomatyzowany:
1. W module Fakturowanie użytkownik wybiera warunek płatności „Karta” w planie płatności.
2. Po zatwierdzeniu dokumentu system wyświetla pytanie: „Czy chcesz rozpocząć procedurę płatności kartą?”
3. Po kliknięciu „Tak” uruchamia się okno terminala z komunikatami z urządzenia.
4. Po zakończonej płatności system zapisuje identyfikator transakcji i umożliwia zapis faktury.
🔒 Jeśli płatność nie zostanie zrealizowana, zapis faktury będzie zablokowany. To skuteczne zabezpieczenie przed pominięciem transakcji.
Jak skonfigurować integrację terminala z systemem KLL-ERP?
Wszystkie czynności konfiguracyjne, od dodania terminala po jego parowanie użytkownik wykonuje bezpośrednio z poziomu systemu KLL-ERP.
1. Dodanie terminala jako urządzenia typu „PAY”
Pierwszym krokiem jest dodanie terminala do listy urządzeń w systemie. Wystarczy określić jego typ jako PAY – Terminal płatniczy oraz wskazać adres IP. W ten sposób KLL-ERP rozpoznaje terminal jako część infrastruktury sprzedażowej, z którą może wymieniać dane o płatnościach.
2. Powiązanie terminala z komputerem
Następnie terminal należy przypisać do konkretnego stanowiska roboczego. To ważne, ponieważ płatność kartą powinna być obsługiwana przez ten sam komputer, z którego wystawiana jest faktura. Dzięki temu system automatycznie przekazuje dane o kwocie i statusie transakcji między terminalem a modułem sprzedaży, bez konieczności ręcznego przepisywania informacji.
3. Parowanie terminala z komputerem
Ostatnim etapem jest tzw. parowanie, które zapewnia bezpieczną i szyfrowaną komunikację między systemem a urządzeniem. Proces jest prosty: na terminalu wybiera się opcję parowania z systemem ERP, a w KLL-ERP uruchamia odpowiednią funkcję Paruj terminal. Po kilku sekundach pojawia się komunikat o pomyślnym sparowaniu. Od tego momentu wszystkie płatności są realizowane automatycznie i bezpiecznie.
Dla kogo jest integracja ERP z terminalem płatniczym?
To rozwiązanie jest polecane każdej firmie produkcyjnej i handlowej korzystającej z systemu ERP i przyjmującej płatności kartą, niezależnie od wielkości i profilu działalności.
Integracja szczególnie sprawdzi się w:
- przedsiębiorstwach produkcyjnych, które prowadzą sprzedaż bezpośrednią z magazynu lub oferują odbiór osobisty,
- firmach handlowych i dystrybucyjnych, obsługujących klientów hurtowych i detalicznych,
- branży automotive w hurtowniach części samochodowych, serwisach i punktach sprzedaży akcesoriów,
- firmach usługowych wspierających produkcję, gdzie płatności kartą często realizowane są na miejscu odbioru.
Chcesz zautomatyzować płatności w swojej firmie?
Pomożemy dobrać kompatybilne urządzenia i sprawnie uruchomić integrację terminala płatniczego z KLL-ERP. Skontaktuj się z naszym działem wdrożeniowym tutaj.
Najczęściej zadawane pytania o integrację systemu KLL-ERP z terminalem płatniczym
Czym jest integracja systemu ERP z terminalem płatniczym?
Integracja systemu KLL-ERP z terminalem płatniczym to połączenie modułu fakturowania ERP z urządzeniem do płatności kartą, które pozwala przesyłać kwotę transakcji z faktury bezpośrednio do terminala i zapisywać dane o płatności w systemie ERP bez ręcznego przepisywania. Dzięki temu proces płatności jest szybszy, bezbłędny i automatycznie rejestrowany w dokumentach.
Jak działa płatność kartą bezpośrednio z poziomu faktury w KLL-ERP?
W KLL-ERP po wybraniu warunku płatności „Karta” i zatwierdzeniu faktury system automatycznie uruchamia terminal płatniczy. Po zakończeniu transakcji dane o numerze i statusie płatności zapisują się w ERP, a dokument jest gotowy do wysyłki lub wydruku. Jeśli płatność się nie powiedzie, zapis faktury jest blokowany.
Jakie są korzyści z automatyzacji płatności kartą w ERP?
Automatyzacja płatności kartą w ERP skraca obsługę klienta, eliminuje błędy w przepisywaniu kwot, zapewnia spójność dokumentów, ułatwia kontrolę i raportowanie transakcji oraz poprawia bezpieczeństwo danych, ponieważ komunikacja jest szyfrowana.
Czy integracja KLL-ERP z terminalem płatniczym jest bezpieczna?
Tak. KLL-ERP stosuje szyfrowaną komunikację z terminalem, spełnia wymagania prawne (np. integracja z kasą fiskalną), a dane transakcyjne są przechowywane w systemie w sposób chroniony przed nieautoryzowanym dostępem.
Jak wygląda konfiguracja terminala płatniczego w KLL-ERP?
Konfiguracja obejmuje dodanie terminala w module Zarządzanie urządzeniami jako typ „PAY”, przypisanie go do stacji roboczej, sparowanie przez protokół ECR-EFT i przetestowanie działania. Dla wdrożeniowców dostępny jest emulator terminala, który pozwala symulować transakcje.
Czy w KLL-ERP można raportować płatności kartą?
Tak. KLL-ERP umożliwia tworzenie raportów obejmujących numery transakcji, kwoty, zwroty, statusy i daty realizacji płatności kartą, co ułatwia rozliczenia i audyty.
W jakich branżach najlepiej sprawdza się integracja ERP z terminalem płatniczym?
Największe korzyści osiągają firmy produkcyjne, handlowe, wszędzie tam, gdzie klienci płacą kartą przy odbiorze towaru. Integracja świetnie sprawdza się w przedsiębiorstwach produkcyjnych prowadzących sprzedaż z magazynu, w firmach handlowych i dystrybucyjnych, a także w hurtowniach oraz sklepach z częściami i akcesoriami motoryzacyjnymi. Z powodzeniem korzystają z niej również serwisy i punkty usługowe działające w branży automotive, gdzie liczy się szybka i bezbłędna obsługa płatności.
Czy integracja ERP z terminalem płatniczym eliminuje ręczne wpisywanie kwoty na terminalu?
Tak. Kwota z faktury w ERP jest automatycznie przesyłana do terminala, co całkowicie eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych i ryzyko pomyłek.
