Usługi na materiale powierzonym – jak KLL-ERP pomaga uporządkować depozyt klienta?

Artykuł wyjaśnia, czym są usługi na materiale powierzonym, na czym polega depozyt klienta oraz z jakimi problemami najczęściej mierzą się firmy, gdy nie mają uporządkowanego procesu (mieszanie stanów, błędne wydania na produkcję, trudność w sprawdzeniu dostępności i ręczne dopasowywanie dokumentów). Pokazuje też, jak KLL-ERP wspiera obsługę tego scenariusza w firmach produkcyjnych: od rejestracji materiału klienta i prowadzenia go na wydzielonym magazynie, przez kontrolowane wydania na zlecenia i weryfikację czyj materiał jest zużywany, aż po obsługę zwrotów i identyfikowalność (np. numery seryjne), jeśli jest wymagana

W wielu firmach produkcyjnych klient nie tylko zamawia gotowy wyrób, ale też dostarcza własny materiał albo detale, z których ten wyrób ma powstać. Albo zleca usługę na swoim elemencie, np. cynkowanie, malowanie czy inny proces specjalny.

To właśnie nazywamy usługą na materiale powierzonym, czyli sytuacją, gdy firma przechowuje u siebie depozyt klienta i używa go do realizacji jego zleceń.

W związku z tym pojawiają się pytania:

1. Co dokładnie klient nam dostarczył?

2. Ile jeszcze jego materiału mamy na stanie?

3. Czy na pewno zużywamy jego materiał do jego zamówień (a nie przypadkiem do kogoś innego)?

KLL-ERP pozwala ułożyć ten proces tak, żeby był czytelny i kontrolowany.

• Klient przywozi do Ciebie swoje materiały lub detale.

• Ty je przyjmujesz, przechowujesz i wykorzystujesz w produkcji albo wykonujesz usługę.

• Potem oddajesz klientowi gotowy wyrób/usługę, a czasem także resztę niewykorzystanego materiału.

W KLL-ERP te materiały są traktowane jako depozyt klienta, który jest przechowywany u nas.

• Mieszanie stanów: materiał klienta trafia do „zwykłego” magazynu i gubi się kontekst, czyj to depozyt.
• Błędny rozchód: zużycie materiału „A” od klienta X idzie na zlecenie klienta Y.
• Brak szybkiej odpowiedzi na pytanie „czy mamy z czego zrobić?”
• Ręczne dopasowywanie dokumentów (PZ/RW/WZ/zwroty) i rosnące ryzyko pomyłek.

W KLL-ERP materiał powierzony traktujesz jak oddzielny strumień logistyczny, ale nadal spięty z zamówieniem, zleceniem i magazynem.

Zamówienie od klienta

Proces zwykle zaczyna się od informacji od klienta:

• co zamawia,

• i że materiał (lub detale) dostarczy po swojej stronie.

W systemie można też przygotować się na depozyt już na etapie zamówienia, żeby magazyn wiedział, czego ma się spodziewać.

Przyjęcie depozytu: klient przywozi materiał, a Ty przyjmujesz go na osobny magazyn

Kiedy materiał/detale przyjeżdżają, w KLL-ERP robisz dokument przyjęcia (czyli rejestrujesz dostawę).

Materiał powierzony trafia na osobny magazyn materiałów powierzonych, oddzielony od Twoich własnych stanów.

Dzięki temu:

• nikt nie pomyli „naszego” z „klienta”,

• łatwo sprawdzić, ile depozytu danego klienta aktualnie przechowujesz.

Zlecenie produkcyjne: produkcja zużywa depozyt klienta

Gdy uruchamiasz produkcję, system prowadzi ją jak zwykłe zlecenie ale z tą różnicą, że zużycie materiału powinno zejść z depozytu klienta.

System pilnuje, żeby przy rozchodzie materiałów zużywać depozyt tego samego klienta, dla którego jest realizowane zlecenie.

To jeden z największych problemów w firmach bez dobrego procesu: ktoś rozchodzi „pierwszy lepszy” materiał, a potem zaczyna się ręczne odkręcanie.

Kontrola identyfikowalności: numery seryjne, jeśli trzeba

Jeśli klient powierza detale, które są oznaczone numerami seryjnymi, KLL-ERP może wspierać takie prowadzenie depozytu.

To przydaje się m.in. gdy:

• klient wymaga pełnej identyfikowalności,

• jest ryzyko reklamacji i trzeba odtworzyć historię konkretnego elementu,

• pracujesz w branży z wysokimi wymaganiami jakościowymi.

• Porządek w depozytach klientów – wiadomo, co jest czyje i gdzie leży.

• Mniej pomyłek na magazynie i produkcji – materiał klienta nie miesza się z Twoim.

• Łatwiejsze rozliczanie – widać zużycie i ewentualne zwroty.

• Możliwość śledzenia konkretnych elementów (numery seryjne),  gdy jest to wymagane.

Usługi na materiale powierzonym to scenariusz, w którym klient dostarcza własne materiały lub detale, a firma wykorzystuje je w produkcji albo wykonuje na nich usługę (np. cynkowanie). Żeby uniknąć mieszania stanów, błędnych wydań i ręcznego „spinania” dokumentów, warto prowadzić taki depozyt w ERP jako osobny, uporządkowany proces: od rejestracji materiału klienta, przez kontrolowane wydanie na zlecenie, aż po wysyłkę i ewentualny zwrot niewykorzystanych elementów. KLL-ERP wspiera ten model dzięki rozdzieleniu materiału klienta od własnych zapasów, powiązaniu go z zamówieniem i produkcją oraz możliwościom kontroli dostępności i identyfikowalności (np. numerów seryjnych). Dzięki temu firma ma bieżący wgląd w to, co zostało powierzone, ile zostało zużyte i czy realizacja zamówień jest bezpieczna i przewidywalna.