Dostawy w KLL-ERP – jak uporządkować przyjęcia, koszty i wycenę?

Moduł Dostawy w KLL-ERP porządkuje cały proces rejestracji przyjazdu towaru,  przyjęcia i kontrolę ilości oraz rozliczenie transportu/cła i wycenę zapasu w PLN. Dzięki temu dane są spójne między zakupami, magazynem i finansami, również przy imporcie.

W KLL-ERP obsługa dostaw jest częścią modułu Zaopatrzenie i stanowi jeden z kluczowych punktów kontrolnych w firmie. Wpływa na dostępność towaru, wiarygodność stanów magazynowych i realną marżę. KLL-ERP pozwala prowadzić dostawy w sposób uporządkowany i spójny dla zakupów, magazynu oraz finansów, co ma szczególne znaczenie w przypadku importu spoza UE, kosztów transportu i doliczania kosztów dodatkowych do wartości zapasu.

Przyjęcie dostawy polega na zarejestrowaniu, co faktycznie przyjechało od dostawcy i z jakich pozycji (najczęściej na podstawie wcześniej wysłanego zamówienia). To podejście daje spójność ilości i asortymentu.

W dostawie ewidencjonuje się towary i materialy magazynowe.

Edycja dostawy jest możliwa, ale w kontrolowany sposób:

• jeśli są już dokumenty przyjęcia na magazyn, zakres zmian jest ograniczony (np. ilości),
• system pilnuje też, żeby takich zmian nie robić „po zamknięciu miesiąca” w magazynie (czyli po rozliczeniu okresu).

Dla wyjątkowych sytuacji jest tryb „edycji specjalnej”, który pozwala poprawić kluczowe dane w sposób spójny również dla dokumentów magazynowych.

To element, który przydaje się najczęściej w praktyce: towar przyjeżdża w dwóch-trzech partiach, a magazyn nie chce czekać z przyjęciem do końca.

W KLL-ERP możesz przyjąć tylko to, co realnie dotarło, a resztę zostawić jako „jeszcze nieprzyjętą”. System pamięta, że dostawa jest w toku i pozwala wrócić do niej przy kolejnej partii.

Jeśli w firmie obowiązuje zasada „najpierw sprawdzamy, potem przyjmujemy do obrotu”, moduł dostaw wspiera taki scenariusz: dostawa może przejść przez etap kontroli jakości jako formalny element procesu.

To klasyka w zakupach: dostawca sprzedaje w kg, a magazyn pracuje w sztukach (albo odwrotnie). KLL-ERP rozwiązuje to przez zdefiniowany przelicznik dla danej pozycji, dzięki czemu:

• kupujesz w jednostce dostawcy,
• a na magazyn przyjmujesz w jednostce magazynowej, po automatycznym przeliczeniu.

Jeśli brakuje przelicznika, system nie pozwoli przejść dalej, bo nie da się poprawnie policzyć przyjęcia. 

Wycena odpowiada na pytanie: ile ten towar naprawdę kosztuje w magazynie, a nie tylko „ile było na fakturze w walucie”.

System pracuje na danych z dostawy (w tym walucie i kursie) i wycenia przyjęcia w PLN, tak aby wartości magazynowe były spójne.

Ten element jest kluczowy przy imporcie i przy dostawach, gdzie transport jest rozliczany osobno.

W KLL-ERP możesz dopisać do dostawy:

• cło,
• transport,
• oraz transport zapłacony w walucie dostawy (z przeliczeniem po kursie z dostawy).

Po co? Bo suma transportu i cła podwyższa wartość dokumentu przyjęcia, a więc magazyn pokazuje koszt bardziej zbliżony do rzeczywistego kosztu pozyskania.

To zabezpieczenie przed sytuacją: „ktoś przyjął więcej niż zamówiliśmy”.

Dla różnych grup asortymentu można ustawić dopuszczalny margines (%). Gdy ilość na dostawie przekroczy limit względem zamówienia, system nie pozwoli jej zapisać.

Jeśli firma korzysta z wagi samochodowej, KLL-ERP może pobierać dane bezpośrednio i wiązać ważenia z dokumentami. Dzięki temu łatwiej wykryć rozbieżności między tym, co wpisano na dokumentach, a tym co faktycznie „wjechało” na plac.

Więcej o integracji wagi samochodowej z systemem KLL-ERP przeczytasz w tym artykule.

Dla firm, które potrzebują identyfikowalności (np. surowce, komponenty, branże regulowane), moduł dostaw pozwala dopisać:

• numer partii wg dostawcy,
• termin ważności.

W zależności od ustawień można wprowadzić jeden numer/termin albo wiele numerów/terminów dla jednej pozycji.

Te dane są potem widoczne w informacjach magazynowych i przenoszone do specyfikacji dokumentów przyjęcia.

Zamknięcie dostawy jest sygnałem, że:

• dostawa jest rozliczona,
• dokumenty przyjęcia są uporządkowane.

System nie pozwoli zamknąć dostawy, jeśli są powiązane przyjęcia, które nie zostały zatwierdzone – trzeba je zatwierdzić lub usunąć, żeby nie zostawić procesu niezakończonego.

W systemie jest też mechanizm automatycznego domykania dostawy po zatwierdzeniu ostatniego przyjęcia, w zależności od wybranego typu magazynu i ustawień.

W KLL-ERP są dwie opcje:

• usuwanie dostawy – możliwe wtedy, gdy do dostawy nie wystawiono jeszcze dokumentu przyjęcia,
• wycofanie dostawy – gdy przyjęcia już istnieją i trzeba cofnąć proces w kontrolowany sposób.

W module Dostawy KLL-ERP najważniejsze jest to, że:

• magazyn pracuje na realnych ilościach – także przy dostawach częściowych,
  
• finanse dostają wartości w PLN z uwzględnieniem kosztów dodatkowych, takich jak transport czy cło,
  
• a firma ma porządek i możliwość identyfikacji (partie, terminy, waga).