Automatyzacja procesów księgowych – jak ERP zmienia podejście do księgowości w firmach produkcyjnych?

W firmach produkcyjnych dział księgowości odgrywa kluczową rolę. Nie tylko ewidencjonuje dokumenty, ale też odpowiada za kontrolę kosztów, analizę rentowności i zgodność z przepisami podatkowymi. W dobie cyfryzacji coraz więcej przedsiębiorstw stawia na automatyzację procesów księgowych, a centralnym narzędziem w tym obszarze staje się nowoczesny system ERP.

W systemie KLL-ERP automatyzacja księgowości realizowana jest w ramach modułu Finanse, który łączy wszystkie obszary działalności: produkcję, magazyny, sprzedaż i rozrachunki,  zapewniając tym spójność danych i eliminując błędy wynikające z ręcznego księgowania.

Największą zaletą modułu Finanse w KLL-ERP jest szeroka automatyzacja dekretacji dokumentów powstających w innych modułach systemu. Dokumenty takie jak: faktura sprzedaży, dokument magazynowy, lista płac czy rozliczenie kosztów  może być automatycznie zaksięgowany w Księdze Głównej.

Dzieje się to dzięki schematom księgowań i wzorcom dekretacji, które definiują sposób przypisywania dokumentów do kont księgowych. W praktyce oznacza to, że raz zdefiniowany wzorzec pozwala systemowi samodzielnie przyporządkować odpowiednie konta i kwoty, bez udziału księgowego.

System KLL-ERP pozwala na pełne dopasowanie struktury księgowości do potrzeb firmy. Dzięki temu można stworzyć własne konta, które będą pasować do sposobu prowadzenia działalności. Można ustalić, jak mają wyglądać te konta (np. jaką mają strukturę i jak mają być klasyfikowane) oraz powiązać je z różnymi kategoriami, takimi jak:

• adresy kontrahentów,
• pracownicy,
• miejsca powstawania kosztów (MPK),
• projekty czy zlecenia.

To pozwala firmom łatwiej kontrolować swoje finanse i dokładniej przypisać koszty do odpowiednich działów czy projektów.

Taka konfiguracja pozwala prowadzić księgowość zarówno na poziomie ogólnym, jak i szczegółowym z dokładnością do do poziomu konkretnego zlecenia produkcyjnego. Dodatkowo system automatycznie przenosi bilanse otwarcia i zamknięcia między latami obrachunkowymi, dzięki czemu proces zamknięcia roku jest prosty i bezpieczny.

W KLL-ERP rejestry VAT są w pełni zintegrowane z innymi modułami. System KLL-ERP generuje wszystkie potrzebne dokumenty do rozliczeń podatkowych, takie jak deklaracja VAT-7 (raport o podatku VAT, który firma musi składać co miesiąc lub kwartalnie), deklaracja VAT-UE (dla transakcji z firmami z Unii Europejskiej) oraz pliki JPK_V7 (czyli pliki, które muszą być wysyłane do Urzędu Skarbowego, zawierające szczegółowe informacje o fakturach VAT).

Obsługiwane są również złożone przypadki, takie jak:

• faktury krajowe wystawione w walucie obcej,
• wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów,
• import towarów z naliczonym cłem i podatkiem,
• częściowe odliczenie VAT (np. 50% przy zakupie paliwa).

Dzięki temu księgowy nie musi już ręcznie weryfikować danych ani przenosić informacji między systemami, a wszystko odbywa się w ramach KLL-ERP.

Wraz z udostepnieniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) automatyzacja księgowości zyskała nowy wymiar. KLL-ERP umożliwia obsługę faktur ustrukturyzowanych zgodnie z wymaganiami KSeF, co pozwala zautomatyzować proces ich wystawiania i odbierania.

Przeczytaj więcej o obiegu faktury w KSeF.

KLL-ERP znacząco usprawnia codzienną pracę księgowości dzięki funkcji automatycznego wczytywania wyciągów bankowych i tworzenia rozrachunków. System odczytuje dane z plików bankowych i automatycznie kojarzy płatności z fakturami, rozliczając należności i zobowiązania.

Obsługa wielowalutowości pozwala na automatyczne przeliczanie kursów i generowanie różnic kursowych. Dodatkowo każda płatność może być powiązana z konkretnym kontem bankowym firmy, a system podpowiada odpowiedni rachunek na podstawie waluty i rodzaju transakcji.

Dzięki powiązaniu modułu Finanse z modułami Produkcja i Koszty, użytkownik ma dostęp do szczegółowej analizy kosztów. Każdy koszt może być przypisany do MPK (miejsca powstawania kosztów) lub zlecenia produkcyjnego, co umożliwia pełną kontrolę nad strukturą wydatków.

System pozwala analizować:

• koszty bezpośrednie i pośrednie produkcji,
• koszty zaopatrzenia, sprzedaży i administracji,
• rozliczenia międzyokresowe i koszty niewykorzystanych mocy produkcyjnych.
  

Taka analityka pozwala szybko określić, które obszary działalności generują zyski, a które wymagają optymalizacji.

Zamykanie okresów księgowych w KLL-ERP odbywa się w sposób zautomatyzowany. System pilnuje, aby wszystkie dokumenty miały przypisane numery w dzienniku i odpowiednie dekrety. Po spełnieniu tych warunków użytkownik zamyka okres rozliczeniowy, a system przelicza bilans otwarcia oraz bilans zamknięcia.

Dzięki temu możliwe jest prowadzenie kilku otwartych okresów równolegle, co znacznie ułatwia pracę w dynamicznym środowisku produkcyjnym.

Wdrożenie automatyzacji procesów księgowych w systemie ERP przynosi wymierne efekty:

• Oszczędność czasu – ręczne księgowanie zostaje zastąpione automatycznymi procesami.
• Mniej błędów – dane są pobierane bezpośrednio z dokumentów źródłowych.
• Lepsza kontrola finansowa – każdy koszt i przychód można prześledzić do źródła.
• Spójność danych w całym przedsiębiorstwie – księgowość, produkcja, logistyka i sprzedaż pracują na tych samych informacjach.

Zgodność z przepisami – generowanie deklaracji i plików JPK bez potrzeby eksportów do zewnętrznych narzędzi.

Automatyzacja księgowości w firmach produkcyjnych to nie tylko wygoda, to nowy standard efektywności.
Dzięki modułowi Finanse w systemie KLL-ERP księgowość staje się integralną częścią procesów biznesowych, a nie tylko działem ewidencyjnym. System zapewnia pełną kontrolę nad finansami, eliminuje błędy i pozwala podejmować decyzje w oparciu o aktualne dane.