Faktura w systemie KSeF – jak wygląda obieg dokumentu?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych narzędzi cyfryzacji polskiego biznesu. Od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, całkowicie zmieniając sposób wystawiania i odbierania faktur. Dokument przestaje być plikiem PDF przesyłanym mailem, staje się ustrukturyzowanym zestawem danych, który przechodzi przez centralny system Ministerstwa Finansów.

W pierwszym artykule z cyklu: KSeF od podstaw: co to jest i jak zmieni Twoją firmę wyjaśniliśmy, czym jest system i dlaczego jego wdrożenie to rewolucja dla biznesu. Teraz pokażemy krok po kroku, jak wygląda obieg faktury w erze KSeF i jakie korzyści przynosi integracja tego systemu z KLL-ERP.

Proces obiegu e-faktury w KSeF przedstawiamy poniżej w kilku krokach. Warto zauważyć, że dzięki centralnemu systemowi wszystkie działania są uporządkowane, przejrzyste i bezpieczne, zarówno dla wystawcy, jak i dla odbiorcy.

1. Nadanie uprawnień. Dostawca lub usługodawca przydziela pracownikom dostęp do systemu i możliwość wystawiania faktur. To gwarantuje pełną kontrolę nad tym, kto w firmie może wystawiać i wysyłać dokumenty.
2. Przygotowanie faktury. W systemie ERP (zobacz: system KLL-ERP)  tworzony jest tzw. „szablon” faktury w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3). Standard ustrukturyzowany eliminuje błędy i sprawia, że dokument zawsze spełnia wymagania ustawowe.
3. Wysyłka do KSeF. Osoba uprawniona przekazuje fakturę do systemu poprzez interfejs API. Proces odbywa się automatycznie i nie wymaga dodatkowych działań ze strony pracownika poza zatwierdzeniem dokumentu.
4. Weryfikacja i numer KSeF. System Ministerstwa Finansów sprawdza poprawność danych i nadaje dokumentowi unikalny numer KSeF. Od tego momentu faktura ma moc prawną i może być traktowana jako oficjalny dokument rozliczeniowy.
5. Udostępnienie nabywcy. Kontrahent otrzymuje fakturę w KSeF i ma do niej dostęp bezpośrednio w systemie. Może skorzystać z wizualizacji, kodu QR lub pobrać dokument, zawsze w bezpiecznej, autoryzowanej formie.

Dzięki temu cały obieg faktury jest szybszy, bardziej transparentny i w pełni zgodny z przepisami. To także mniej papierologii, mniej błędów i więcej czasu na realne działania biznesowe.

Warto wiedzieć: faktury w KSeF przechowywane są przez 10 lat.

Podstawowym trybem pracy jest tryb online, w którym faktura natychmiast trafia do systemu i otrzymuje numer KSeF.

Ale przepisy przewidują także inne scenariusze:

• Tryb offline24:  faktura może zostać wystawiona i przechowana lokalnie, a następnie przesłana do systemu maksymalnie następnego dnia roboczego. To rozwiązanie szczególnie ważne dla firm działających w miejscach z ograniczonym dostępem do internetu.
• Tryb offline (awaryjny)  stosowany jest w przypadku całkowitej niedostępności KSeF. Dokument wystawia się lokalnie, a po przywróceniu systemu należy go przesłać i zarejestrować.

Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że jego działalność nie zostanie sparaliżowana przez chwilowe problemy techniczne.

Choć dokument znajduje się w KSeF, nabywca musi mieć do niego praktyczny dostęp. W tym celu stosuje się:

• Wizualizację faktury – czytelny dla człowieka obraz dokumentu, który można przesłać np. mailem
• Kod QR – szybki sposób na weryfikację i pobranie dokumentu z systemu,
• Dostęp anonimowy  dla konsumentów i podmiotów nieposiadających NIP.

To podejście sprawia, że proces jest bezpieczny i transparentny, a jednocześnie nie wymaga od kontrahenta znajomości technicznych szczegółów XML.

Obowiązkowy KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale także reorganizacja procesów w firmach:

• Księgowość – mniej ręcznego wprowadzania danych i szybsze rozliczenia,
• Wymiana dokumentów – faktura trafia do kontrahenta w KSeF, bez wysyłki mailowej i ryzyka zagubienia,
• Relacje biznesowe – odbiorca nie może „odrzucić” faktury, co zwiększa pewność i przewidywalność transakcji,
• Kontrola podatkowa – KSeF skraca czas zwrotu VAT z 60 do 40 dni i redukuje liczbę czynności sprawdzających,
• Archiwizacja – faktury przechowywane w KSeF przez dekadę eliminują konieczność tworzenia własnych repozytoriów i duplikatów.

Przykład praktyczny: firma handlowa, która miesięcznie wystawia setki faktur, dzięki KSeF i integracji z systemem ERP może usprawnić wysyłkę i monitorowanie statusów dokumentów, oszczędzając dziesiątki godzin pracy księgowych.

System KLL-ERP został w pełni przygotowany do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą obsługiwać procesy wystawiania, wysyłki i odbioru faktur w jednym środowisku, bez konieczności korzystania z dodatkowych aplikacji.

Najważniejsze możliwości:

• Wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio w systemie ERP,
• Śledzenie statusów dokumentów i rejestrowanie błędów,
• Pełna zgodność ze strukturą KSeF, w tym mapowanie stawek VAT i warunków płatności,
• Obsługa szablonów faktur gotowych do przesyłania do KSeF,
• Bezpieczne połączenie z systemem ministerialnym, zapewniające legalność i poprawność przesyłanych dokumentów.

Dzięki temu KLL-ERP nie tylko gwarantuje zgodność z nowymi przepisami, ale także realnie ułatwia codzienną pracę działów finansowych i handlowych.

Nowy obieg faktury w KSeF to proces zdefiniowany i uporządkowany, który przynosi przedsiębiorstwom szereg wymiernych korzyści. Firmy zyskują automatyzację i redukcję błędów, szybszą wymianę dokumentów, większą przejrzystość procesów biznesowych oraz bezpieczeństwo przechowywania faktur przez 10 lat. Integracja z KLL-ERP sprawia, że cały proces przebiega płynnie i bez dodatkowych obciążeń dla użytkowników. To nie tylko dostosowanie się do nowych przepisów, ale także realna szansa na poprawę efektywności i usprawnienie codziennej pracy w firmie.

Zachęcamy również do przeczytania pierwszego artykułu z cyklu: KSeF od podstaw: co to jest i jak zmieni Twoją firmę, w którym wyjaśniamy podstawy działania systemu. Już wkrótce opublikujemy także trzeci tekst,w którym pokażemy, jak przygotować organizację na zmiany prawne i jak nasz system wspiera firmy w realizacji nowych wymagań.