KSeF od podstaw: co to jest i jak zmieni Twoją firmę

To pierwszy artykuł z naszego cyklu poświęconego Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF). W kolejnych wpisach będziemy wyjaśniać, jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany, jakie nowe obowiązki spadną na przedsiębiorców i jak system ERP może ułatwić codzienną pracę z KSeF.

Dlaczego ten temat jest tak ważny? Od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT w Polsce. Oznacza to, że sposób wystawiania i obiegu faktur zmieni się na zawsze, a faktury papierowe i PDF przestaną być główną formą dokumentowania transakcji.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie prowadzone przez Ministerstwo Finansów, które pełni rolę centralnego rejestru wszystkich faktur. System odpowiada za ich wystawianie, przechowywanie i udostępnianie w jednolitym, ustrukturyzowanym formacie XML.

W momencie nadania numeru KSeF dokument staje się jedyną obowiązującą wersją faktury, niezależnie od tego, czy powstanie jej wydruk lub wizualizacja. Dzięki temu wszystkie strony transakcji korzystają z tego samego, pewnego źródła danych, a faktury są dostępne w jednym, bezpiecznym systemie.

Dotychczas faktura była papierowym dokumentem lub PDF-em wysyłanym mailem. W KSeF faktura istnieje wyłącznie w formie zapisu w bazie danych systemu Ministerstwa Finansów. Wydruk czy plik PDF to jedynie wizualizacja, pomocnicza kopia, która nie ma mocy prawnej. To właśnie faktura w KSeF staje się podstawą rozliczeń i dowodem transakcji.

Każda faktura po walidacji otrzymuje unikalny numer KSeF, który potwierdza jej przyjęcie do systemu. Od tego momentu dokument jest niezmienny i nie można go edytować ani usunąć.

Wszelkie poprawki realizuje się wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej, która zeruje wartości pierwotnego dokumentu, a następnie wystawienie nowej, poprawnej faktury. Każda korekta również musi być wystawiona w formie faktury ustrukturyzowanej i przesłana do KSeF. Taki dokument zawsze odnosi się do numeru KSeF faktury pierwotnej, dzięki czemu zachowana jest pełna spójność i historia transakcji.

W praktyce oznacza to, że nawet korekty „do zera” czy inne poprawki są widoczne w systemie obok faktury pierwotnej. Daje przedsiębiorcom pewność, że treść dokumentów jest niepodważalna i nie może być zmanipulowana.

• wszystkie faktury w jednym miejscu,
• szybsze rozliczenia VAT i łatwiejsza kontrola dokumentów,
• mniej formalności,
• większe bezpieczeństwo i przejrzystość danych,
• łatwa automatyzacja obiegu dokumentów
  
• koniec z duplikatami, faktura w KSeF nigdy nie zaginie.

Przygotowanie faktury w systemie finansowo-księgowym, sprzedażowym czy ERP to dopiero pierwszy krok. Dokument staje się prawnie obowiązującą fakturą dopiero w momencie przyjęcia go przez KSeF i nadania mu unikalnego numeru.

Do tego momentu mamy jedynie projekt „szablon” faktury, który czeka na akceptację systemu. Dopiero po pozytywnej weryfikacji w KSeF faktura nabiera mocy prawnej i staje się widoczna dla nabywcy.

To bardzo istotna zmiana w porównaniu do dotychczasowej praktyki, już nie wydruk czy PDF są dowodem transakcji, ale zapis w państwowej bazie danych.

Wejście w życie KSeF to zmiana nie tylko technologiczna, ale i organizacyjna. Firmy będą musiały zadbać o integrację swoich systemów z KSeF, nowy obieg faktur i zarządzanie dostępami. Co istotne, pojawią się też nowe obowiązki podatników, takie jak kontrola ważności certyfikatów czy dokumentowanie awarii systemu. O tym jednak opowiemy szerzej w kolejnych artykułach naszego cyklu.

System KLL-ERP już dziś wspiera przedsiębiorców w pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki integracji wszystkie procesy związane z fakturowaniem stają się prostsze i zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów.

Stopień integracji KLL-ERP z KSeF może się różnić, w zależności od organizacji obiegu faktury zakupowej przedsiębiorstwa. Integracja może obejmować:

• Wystawianie faktur bezpośrednio w KLL-ERP, bez konieczności logowania się do KSeF osobno.
• Automatyczne odbieranie  nowych faktur wystawionych przez kontrahentów na rzecz klienta KLL.
• Bezpieczne logowanie i autoryzację – dane potrzebne do połączenia z KSeF są obsługiwane w tle, użytkownik nie musi zajmować się technikaliami.
• Stałą kontrolę statusów – system automatycznie sprawdza, czy faktura została poprawnie przyjęta w KSeF, i prezentuje tę informację w przyjaznej formie.
• Wizualizację dokumentów  – każda faktura może być wygenerowana z wymaganym kodem QR, co ułatwia jej przekazanie kontrahentowi.
• Dostosowanie do firmy – KLL-ERP pozwala odwzorować specyfikę działalności, np. w zakresie stawek VAT oraz terminów płatności.
• Dostosowanie systemu do warunków prowadzonej transakcji handlowej, uzupełniając faktury o niezbędne informacje.

Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują pewność, że obsługa faktur jest w pełni zgodna z przepisami, a jednocześnie prosta i zautomatyzowana.

1 listopada 2025 r. – możliwość pobrania certyfikatu KSeF za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień

1 stycznia 2026 r. – możliwość zgłoszenia Szefowi KAS zamiaru wystawiania faktur z załącznikami.

1 lutego 2026 r.
– obowiązek korzystania z KSeF dla podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
– od tego dnia także mniejsze przedsiębiorstwa muszą odbierać faktury wystawione za pośrednictwem KSeF, nawet jeśli same jeszcze nie mają obowiązku ich wystawiania.

1 kwietnia 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla pozostałych podatników (z wyjątkiem najmniejszych i korzystających z kas rejestrujących).

31 grudnia 2026 r. – koniec okresu przejściowego dla:
– wystawiania faktur z kas fiskalnych i paragonów uznanych za faktury uproszczone,
– podatników o niewielkiej skali sprzedaży (do 10 000 zł miesięcznie).

1 stycznia 2027 r. – obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach oraz wejście w życie sankcji za niewystawienie lub nieprzesłanie faktury do systemu

KSeF to największa zmiana w fakturowaniu od lat. Już wkrótce faktury papierowe i PDF odejdą do historii, a przedsiębiorcy będą musieli korzystać z centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Dzięki integracji z KLL-ERP Twoja firma może przygotować się do tej zmiany już teraz i zapewnić sobie płynne przejście do nowego modelu fakturowania.

➡️ W kolejnych artykułach na naszym blogu szczegółowo omówimy obowiązki przedsiębiorców, tryby wystawiania faktur w KSeF oraz praktyczne wskazówki, jak KLL-ERP wspiera firmy w codziennej pracy.