Statusy wysyłki KSeF i tryby wystawiania faktur w KLL-ERP – wszystko co musisz wiedzieć

W KLL-ERP statusy wysyłki KSeF pokazują, na jakim etapie znajduje się faktura, a tryb jej wystawienia nie wynika z wyboru użytkownika, lecz z relacji między datą wystawienia a datą wysyłki do KSeF. To rozróżnienie pomaga lepiej kontrolować obieg dokumentów i ograniczać błędy w procesie fakturowania.

Obsługa faktur w KSeF wydaje się prosta tylko z pozoru. W praktyce najwięcej nieporozumień pojawia się wtedy, gdy miesza się dwie różne rzeczy: status faktury w systemie oraz tryb jej wystawienia. A to właśnie one decydują o tym, czy dokument został poprawnie przygotowany, wysłany i przyjęty, czy wymaga jeszcze działania po stronie użytkownika.

W KLL-ERP ten proces jest uporządkowany, ale trzeba dobrze rozumieć jego logikę. Poniżej pokazujemy, jak wygląda droga faktury do KSeF, co oznaczają statusy wysyłki i jak interpretować tryby online, offline24 oraz offline.

Proces zaczyna się od przygotowania faktury zgodnie z przyjętą ścieżką postępowania. Dokument powinien znaleźć się w oknie faktur, a następnie zostać zatwierdzony i otrzymać status Z. W zależności od konfiguracji systemu zmiana tego statusu może odbywać się ręcznie albo wynikać z innych działań, na przykład z zatwierdzenia wydania towaru z magazynu. Kluczowym etapem jest następnie umieszczenie faktury w KSeF.

Na liście faktur użytkownik widzi dodatkowo dwie istotne informacje: numer KSeF oraz status wysyłki KSeF. Numer jest uzupełniany wartością nadaną dokumentowi przez KSeF, a status wysyłki jest aktualizowany przez system po poprawnym wysłaniu dokumentu. Dzięki temu już z poziomu listy można szybko ocenić, na jakim etapie znajduje się faktura.

Z punktu widzenia codziennej pracy najważniejsze są cztery statusy wysyłki faktur do KSeF. Każdy z nich mówi coś konkretnego o stanie dokumentu i o tym, co można zrobić dalej.

• Oczekująca – faktura czeka na wysłanie do KSeF w KLL-ERP.
• Wysłana – faktura została przesłana do KSeF w trybie OFFLINE, ma dwa kody QR – OFFLINE i CERTYFIKAT – ale nie ma jeszcze numeru KSeF. Taki dokument może zostać przekazany kontrahentowi.
• Przyjęta – faktura została przyjęta w KSeF, ma już nadany numer KSeF i jeden kod QR. Taka faktura również może zostać przekazana kontrahentowi.
• Błąd – oznacza, że dokument wymaga weryfikacji, poprawy i ponownej wysyłki.

To prosty zestaw oznaczeń, ale w praktyce porządkuje pracę działu sprzedaży, księgowości i osób odpowiedzialnych za nadzór nad obiegiem dokumentów. Zamiast domyślać się, co dzieje się z fakturą, użytkownik od razu widzi, czy dokument czeka, został już przekazany, został przyjęty, czy wymaga reakcji.

W KLL-ERP status KSeF nie jest tylko informacją techniczną. Ma też bezpośredni wpływ na możliwość dalszej edycji faktury. Jeżeli dokument ma status Przyjęta albo Wysłana, system blokuje modyfikację danych na fakturze, w tym również zmianę jej statusu. Zmiana danych umieszczonych już w KSeF jest możliwa wyłącznie przez fakturę korygującą.

To ważny element organizacji procesu. Po wysłaniu dokumentu do KSeF nie ma miejsca na niekontrolowane poprawki. Jeżeli faktura trafiła już do systemu, dalsze działania muszą przebiegać zgodnie z formalną ścieżką korekt. Taki mechanizm porządkuje proces i ogranicza ryzyko przypadkowych zmian w dokumentach, które są już w obiegu.

KLL-ERP udostępnia kokpit faktury KSeF, w którym można pracować z dokumentem już po jego przygotowaniu. Z tego poziomu dostępna jest wizualizacja faktury, podgląd XML oraz zestaw funkcji związanych z wysyłką i pobieraniem danych. Użytkownik może wysłać dokument do KSeF, pobrać kody QR, zapisać XML na dysku albo pobrać PDF zwizualizowanej faktury. PDF zawiera kody QR potrzebne do uwiarygodnienia wydruku.

Sama wysyłka działa w określony sposób. System inicjuje przekazanie faktury do KSeF i po 3 sekundach sprawdza jej status. Jeżeli w tym czasie numer KSeF nie zostanie nadany i nie pojawi się informacja o odrzuceniu, dokument otrzymuje status wysłanej i oczekuje na dalszą weryfikację. Jeżeli numer zostanie nadany, status zmienia się na Przyjęta. Jeżeli dokument zostanie odrzucony, otrzymuje status Błąd.

Odpowiedź z KSeF nie zawsze przychodzi natychmiast. Mechanizm działania opiera się na zleceniu zapisu lub odczytu dokumentów, a następnie na sprawdzeniu statusu tego zlecenia. Z tego powodu potwierdzenie umieszczenia faktury w systemie może pojawić się po pewnym czasie. KLL-ERP okresowo sprawdza statusy wszystkich niezakończonych zadań i aktualizuje statusy wysyłek faktur automatycznie.

Do tego służy również przycisk „Aktualizuj statusy KSeF”. Wymusza on sprawdzenie wszystkich wysyłek oczekujących na potwierdzenie. W wielu przypadkach właśnie wtedy system pobiera numer KSeF dla faktury. Trzeba jednak zachować umiar. Przy dużym obciążeniu KSeF zbyt częste używanie tej funkcji może doprowadzić do przekroczenia limitów dostępu i czasowego zablokowania możliwości wysyłania oraz odbierania dokumentów.

Jednym z najczęstszych błędów interpretacyjnych jest traktowanie trybu faktury jako opcji wybieranej przy wysyłce. Tymczasem wysyłka faktury do KSeF nie ma osobnego trybu oznaczonego jako online albo offline. Tryb wystawienia dokumentu wynika z relacji między datą wystawienia wpisaną w polu P_1 a datą wysyłki do KSeF. Przy współpracy z ERP data z pola P_1 pochodzi z pola „Data wystawienia” dokumentu w systemie.

To ważne, bo poprawna interpretacja trybu faktury nie zależy od tego, co użytkownik wybierze w interfejsie, ale od tego, kiedy dokument został wystawiony i kiedy faktycznie został przekazany do KSeF.

W pracy z KSeF trzeba rozdzielić trzy różne daty. Pierwsza to data wystawienia, czyli data wpisana na fakturze w polu P_1. Druga to data wysyłki do KSeF, rozumiana jako moment przesłania pliku XML i jego rejestracji na bramce. Trzecia to data nadania numeru KSeF.

Te daty nie są tym samym. Numer KSeF zależy wyłącznie od daty jego nadania oraz od kolejności przetwarzania zgłoszenia przez system KSeF. Nie ma wymuszonej kolejności przetwarzania faktur, dlatego może się zdarzyć, że wyższy numer KSeF otrzyma dokument zarejestrowany wcześniej. Użytkownik nie ma wpływu ani na datę nadania numeru, ani na kolejność przetwarzania zgłoszeń. Z reguły jest ona zgodna z kolejnością wysyłki, ale nie ma gwarancji, że tak będzie zawsze.

W praktyce występują trzy tryby związane z datą wystawienia i datą wysyłki faktury do KSeF. Tryb online oznacza, że data wystawienia jest równa dacie wysyłki do KSeF. To zalecany sposób postępowania. Tryb offline24 oznacza, że data wystawienia jest wcześniejsza od daty wysyłki o jeden dzień roboczy. Jest to sposób dopuszczalny i nie wymaga uzasadnienia ani dokumentowania braku dostępności KSeF. Tryb offline oznacza, że data wystawienia jest wcześniejsza od daty wysyłki o więcej niż jeden dzień roboczy. Jest on dopuszczalny wyłącznie wtedy, gdy Szef KAS ogłosi niedostępność KSeF z powodu planowanych prac serwisowych lub awarii.

Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz. Problemy techniczne po stronie podatnika nie są wystarczającym usprawiedliwieniem opóźnienia w wysyłce faktur do KSeF. Dodatkowo opis wskazuje, że niewysłanie faktury do KSeF albo wysłanie jej w trybie offline bez przyczyny, gdy KSeF jest dostępny, może skutkować karą. Na szczęście kary mają być nakładane dopiero od 2027 roku.

W pracy z KSeF warto rozdzielać dwa poziomy: status dokumentu oraz tryb jego wystawienia. Status pokazuje, czy faktura czeka na wysyłkę, została już wysłana, przyjęta albo wymaga poprawy. Tryb wystawienia wynika natomiast z relacji między datą wystawienia a datą wysyłki do KSeF. To nie jest detal techniczny, ale podstawa poprawnego uporządkowania procesu.

W KLL-ERP ten mechanizm jest czytelny: użytkownik widzi statusy, ma dostęp do kokpitu faktury, może korzystać z wysyłki pojedynczej, zbiorczej i automatycznej, a także kontrolować opóźnione potwierdzenia z KSeF. Jeżeli te zasady są dobrze rozumiane, łatwiej ograniczyć błędy, uporządkować pracę i utrzymać większą kontrolę nad obiegiem dokumentów sprzedażowych.

Zachęcamy do odwiedzenia naszego profilu na LinkedIn.