Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko nowy sposób wystawiania i odbierania dokumentów. To również dodatkowe obowiązki, które spoczną na przedsiębiorcach, zarówno w zakresie organizacji pracy, jak i nadzoru nad poprawnością procesów.
W pierwszym artykule cyklu: KSeF od podstaw: co to jest i jak zmieni Twoją firmę wyjaśniliśmy, czym jest system i dlaczego jego wprowadzenie to rewolucja dla biznesu. Teraz przyjrzymy się nowym obowiązkom przedsiębiorców i temu, jak system KLL-ERP wspiera firmy w ich realizacji.
Zarządzanie dostępem i uprawnieniami w KSeF
KSeF wymaga precyzyjnego określenia, kto w organizacji ma prawo do wystawiania, wysyłania i odbierania faktur. Nie chodzi już tylko o prawa w systemie księgowym, ale o pełną kontrolę nad dostępem do centralnego rejestru dokumentów. W dużych firmach, gdzie z systemu korzysta wielu pracowników, zarządzanie uprawnieniami jest jednym z kluczowych obowiązków.
KLL-ERP wspiera przedsiębiorstwa w nadawaniu ról i kontrolowaniu aktywności użytkowników, tak aby dostęp do KSeF mieli wyłącznie uprawnieni pracownicy.
Nadzorowanie ważności certyfikatów
Aby łączyć się z KSeF, przedsiębiorcy korzystają z certyfikatów, które mają ograniczony okres ważności. Ich wygaśnięcie oznacza utratę dostępu do systemu, a w konsekwencji brak możliwości wystawiania faktur.
Dlatego jednym z nowych obowiązków firm jest monitorowanie dat ważności oraz odnawianie certyfikatów w odpowiednim czasie.
System KLL-ERP został wzbogacony o funkcję powiadamiania użytkowników o zbliżającym się terminach wygaśnięcia certyfikatów.
Prowadzenie rejestru niedostępności KSeF
Choć KSeF działa w trybie online, przepisy przewidują sytuacje awaryjne i przerwy techniczne. W takich przypadkach przedsiębiorca powinien prowadzić rejestr niedostępności systemu i archiwizować dowody, np. zrzuty ekranu z komunikatami o błędach.
To ważne, ponieważ dokumentacja takich zdarzeń może być potrzebna w razie kontroli podatkowej. KLL-ERP wspiera w ewidencji awarii, ułatwiając zachowanie pełnej zgodności z obowiązkami prawnymi.
Zarządzanie informacjami wymaganymi przez nabywców
Choć podstawowe dane na fakturze są ujednolicone przez strukturę XML, wielu nabywców oczekuje dodatkowych informacji, takich jak numery zamówień, oznaczenia kontraktów czy dane logistyczne. KSeF umożliwia umieszczenie takich elementów, ale ich prawidłowa obsługa wymaga dobrego przygotowania systemowego.
KLL-ERP pozwala konfigurować szablony faktur i dodawać pola wymagane przez kontrahentów, dzięki czemu dokumenty trafiające do KSeF są nie tylko zgodne z ustawą, ale też praktycznie użyteczne w codziennych rozliczeniach biznesowych.
Organizacja obiegu faktury zakupowej
KSeF zmienia również sposób odbioru faktur zakupowych. Dokument trafia bezpośrednio do systemu, nie ma możliwości jego odrzucenia. To oznacza, że firmy muszą mieć wewnętrzny workflow akceptacji i dekretacji takich faktur.
W poprzednim artykule: Faktura w systemie KSeF – jak wygląda obieg dokumentu? pokazaliśmy drogę dokumentu w KSeF, która ma uporządkowany i zautomatyzowany przebieg. W przypadku faktur zakupowych kluczowe jest jednak ich prawidłowe zagospodarowanie wewnątrz firmy. KLL-ERP wspiera ten proces, umożliwiając sprawne przyjmowanie, opisywanie i księgowanie dokumentów. Dzięki temu obieg faktur zakupowych jest nie tylko zgodny z przepisami, ale też uporządkowany i dostosowany do indywidualnych procedur organizacji.
Istotnym elementem tego procesu powinien być także opracowany schemat postępowania w sytuacji, gdy do firmy trafi faktura wystawiona błędnie. Ponieważ w KSeF nie można jej po prostu odrzucić, konieczne jest ustalenie jasnych zasad działania, takich jak: zgłoszenie reklamacji do kontrahenta wraz ze schematem maila z prośbą o wystawienie faktury korygującej.
Od kiedy sankcje za naruszenia KSeF?
Choć korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe już od 2026 roku, to przepisy dotyczące sankcji za naruszenia zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Oznacza to, że w pierwszym okresie przedsiębiorcy nie muszą obawiać się kar finansowych, jest to czas na spokojne wdrożenie systemu, dostosowanie procesów i wypracowanie nowych procedur.
Od 2027 roku brak wystawienia faktury w KSeF, użycie niewłaściwego trybu przesyłania dokumentów czy wystawienie faktury poza systemem może skutkować dotkliwymi karami. Sankcje mogą wynosić nawet do 100% podatku VAT wykazanego na fakturze albo do 18,7% wartości należności ogółem, jeśli dokument nie zawiera podatku.
To wyraźny sygnał dla przedsiębiorców, że choć dziś sankcji jeszcze nie ma, to w perspektywie dwóch lat staną się one rzeczywistością. Dlatego warto już teraz wdrożyć rozwiązania takie jak system KLL-ERP, które pomagają firmom działać zgodnie z przepisami i minimalizują ryzyko błędów.
Podsumowanie
Nowe obowiązki związane z KSeF obejmują nie tylko obsługę samego systemu, ale także zarządzanie dostępami, nadzór nad ważnością certyfikatów, dokumentowanie przerw technicznych, uwzględnianie dodatkowych informacji wymaganych przez kontrahentów oraz organizację obiegu faktur zakupowych.
KLL-ERP wspiera przedsiębiorców w realizacji tych zadań, łącząc zgodność z wymogami prawa z praktycznymi potrzebami biznesu.
To trzeci artykuł z cyklu o KSeF. Jeśli nie czytałeś wcześniejszych wpisów, zachęcamy do lektury: KSeF od podstaw: co to jest i jak zmieni Twoją firmę oraz Faktura w systemie KSeF – jak wygląda obieg dokumentu?.
Najczęściej zadawane pytania o nowe obowiązki przedsiębiorców w związku z KSeF
Kto w firmie powinien mieć dostęp do KSeF?
Dostęp powinien być przydzielany tylko wybranym pracownikom, którzy faktycznie zajmują się wystawianiem, wysyłką i odbiorem faktur. W dużych firmach niezbędne jest jasne określenie ról i nadawanie uprawnień zgodnie z obowiązkami służbowymi. KLL-ERP wspiera w zarządzaniu tym procesem.
Jak długo ważne są certyfikaty do KSeF i co jeśli wygasną?
Certyfikaty służące do komunikacji z KSeF są ważne maksymalnie 2 lata. Po ich wygaśnięciu firma traci możliwość wystawiania faktur. Dlatego konieczne jest monitorowanie terminów i wcześniejsze odnawianie certyfikatów.
Co zrobić w przypadku niedostępności KSeF?
W przypadku awarii lub przerwy technicznej przedsiębiorca powinien prowadzić rejestr niedostępności i udokumentować zdarzenie np. zrzutami ekranu z komunikatami o błędach. Taka dokumentacja może być potrzebna w razie kontroli.
Jak postąpić, jeśli do firmy trafi błędnie wystawiona faktura?
W KSeF nie można odrzucić faktury, dlatego każda firma powinna opracować własny schemat postępowania. Najczęściej polega on na zgłoszeniu błędu kontrahentowi i wystawieniu przez niego faktury korygującej.
Od kiedy będą obowiązywały sankcje za błędy w KSeF?
Choć KSeF stanie się obowiązkowy od 2026 roku, to przepisy dotyczące sankcji zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Do tego czasu przedsiębiorcy mają czas na dostosowanie procesów i wdrożenie odpowiednich rozwiązań. Po tej dacie kary mogą sięgać nawet 100% podatku VAT z faktury lub 18,7% jej wartości brutto.
