EDI w KLL-ERP: jak usprawnić wymianę dokumentów z kontrahentami

EDI w KLL-ERP to moduł, który automatyzuje wymianę dokumentów między Twoją firmą a kontrahentami (np. zamówienia, awiza wysyłki, faktury) bez maili i ręcznego przepisywania. Usprawnia obsługę sprzedaży i zakupów, zmniejsza liczbę pomyłek, przyspiesza realizację oraz daje kontrolę nad tym, co zostało wysłane i odebrane.

W wielu firmach dokumenty między partnerami biznesowymi nadal „krążą” w mailach i załącznikach: zamówienia, potwierdzenia, faktury, awiza wysyłki. To działa… dopóki nie pojawią się: opóźnienia, literówki, brakujące pozycje, niejasne wersje dokumentów i telefony „czy na pewno wysłaliście?”.

EDI w KLL-ERP rozwiązuje ten problem w prosty sposób: pozwala wymieniać dokumenty między firmami automatycznie i bezpiecznie, bez ręcznego przepisywania danych.

EDI to sposób, w którym dwie firmy wymieniają dokumenty „system do systemu” zamiast „człowiek do człowieka”.

Zamiast scenariusza, gdzie:

• ktoś pobiera plik,
• zapisuje,
• przepisuje dane do ERP,
• sprawdza,
• odsyła potwierdzenia,

dokumenty mogą trafiać bezpośrednio do KLL-ERP, a wysyłka może odbywać się automatycznie.

W praktyce EDI najczęściej dotyczy:

• zamówień od klientów,
• potwierdzeń zamówień,
• awiza wysyłki (informacja, że towar został wysłany),
• faktur i korekt,

czasem także dokumentów związanych z zakupami i współpracą z dostawcami.

✅ Mniej błędów i mniej „ręcznej roboty”

Gdy dane nie są przepisywane ręcznie, znika duża część typowych problemów: pomyłki w ilościach, cenach, indeksach, datach czy numerach dokumentów.

✅ Szybsza obsługa zamówień

Zamówienia mogą trafiać do systemu szybciej, co skraca czas realizacji i odciąża pracowników z pracy „kopiuj-wklej”.

✅ Lepsza współpraca z sieciami i dużymi partnerami

Wiele sieci handlowych i dużych kontrahentów standardowo wymaga EDI. W KLL-ERP można ustawić wymianę dokumentów osobno dla każdego kontrahenta, zgodnie z jego wymaganiami.

✅Kontrola i podgląd co zostało wysłane, a co przyszło

W EDI liczy się nie tylko automatyzacja, ale też pewność. W KLL-ERP możesz sprawdzić, czy dokument został wysłany/odebrany i czy wszystko przebiegło poprawnie.

W KLL-ERP EDI działa jak „korytarz” dla dokumentów:

1. W systemie powstaje dokument (np. faktura, informacja o wysyłce) lub przychodzi dokument od partnera (np. zamówienie).
2. System wie, z kim wymieniasz dokumenty i jakie dokumenty są obsługiwane dla tego kontrahenta.
3. Dokument jest wysyłany lub odbierany, a Ty widzisz jego status i historię transmisji.

Bez wchodzenia w techniczne szczegóły: to po prostu uporządkowany proces, który działa powtarzalnie i daje się kontrolować.

Zamówienia od kontrahenta wpadają prosto do systemu

Zamiast otwierać maile i przepisywać zamówienia, dokument przychodzi do KLL-ERP i może utworzyć zamówienie w systemie.

Wysyłka i awizo – partner od razu wie, co wyjechało

W logistyce liczy się informacja „co i kiedy wysłaliśmy”. EDI pozwala przekazywać partnerowi komunikat o wysyłce w standardowy sposób, bez dodatkowych maili.

Faktury bez załączników i bez pomyłek

Faktura może zostać przekazana partnerowi w formie, której oczekuje, a jej status da się monitorować w systemie.

EDI w KLL-ERP wspiera nie tylko sprzedaż, ale też proces zakupowy. Dzięki temu zamówienia do dostawców mogą być przekazywane w sposób uporządkowany i powtarzalny, bez ręcznego przygotowywania plików, maili i przepisywania danych. W praktyce oznacza to mniej błędów w zamówieniach, sprawniejsze uzgadnianie dostaw i łatwiejszą kontrolę, czy dokument został poprawnie wysłany oraz odebrany po drugiej stronie. To szczególnie przydatne, gdy współpracujesz z dostawcami, którzy obsługują większą liczbę zamówień i oczekują komunikacji w standardzie EDI.

EDI i wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to dwa uzupełniające się procesy, które mogą działać równolegle.

EDI służy do automatycznej wymiany dokumentów z kontrahentami „system do systemu” (np. faktur, awiz, potwierdzeń), zgodnie z uzgodnionym formatem i wymaganiami partnera, także zagranicznego.

KSeF natomiast jest kanałem formalnym po stronie polskiej: jeśli dana faktura podlega obowiązkowi KSeF, musi zostać do niego przekazana niezależnie od tego, w jaki sposób kontrahent ją otrzyma.

W praktyce oznacza to, że faktura może zostać wysłana kontrahentowi przez EDI (bo tego oczekuje i KSeF go nie dotyczy), a jednocześnie zostać umieszczona  w KSeF, aby spełnić wymagania prawne w Polsce.

• dla firm, które współpracują z sieciami handlowymi,
• dla firm, które mają dużo dokumentów i chcą ograniczyć czas pracy administracyjnej,
• dla organizacji, gdzie ważna jest powtarzalność procesu i ograniczenie błędów,
• dla zespołów, które chcą mieć jasną odpowiedź: „czy dokument na pewno został wysłany/odebrany?”.