Inwentaryzacja magazynowa – klucz do zgodności i efektywności

Inwentaryzacja w KLL-ERP to kompletny, zautomatyzowany proces obejmujący przygotowanie spisu, skanowanie terminalami, analizę i rozliczenie różnic, symulację, ponowne poprawki oraz archiwizację. System wspiera pełne, częściowe, pojemnikowe, Kanban i produkcję w toku, eliminując błędy ręczne i znacząco skracając czas spisu. Efektem inwentaryzacji są dokładniejsze stany, mniejsze straty i większa kontrola nad magazynem.

Inwentaryzacja to proces porównania faktycznych stanów magazynowych (spis z natury) z ewidencją systemową i księgową. Jej głównym zadaniem jest weryfikacja zgodności danych oraz ujawnienie różnic takich jak: niedobory i nadwyżki.

To nie tylko obowiązek wynikający z prawa podatkowego, ale także narzędzie wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem. Dzięki regularnym inwentaryzacjom firmy mogą kontrolować przepływ towarów, minimalizować straty i podejmować trafniejsze decyzje biznesowe.

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja pozwala zidentyfikować niezgodności, wyeliminować błędy w ewidencji i zapewnić realną kontrolę nad zapasami. Jej znaczenie wykracza poza zgodność z przepisami, to także:

• lepsze planowanie zakupów i produkcji,
• zmniejszenie strat i kosztów operacyjnych,
• większa przejrzystość w zarządzaniu magazynem,
• bezpieczeństwo finansowe i podatkowe.

System KLL-ERP wspiera przedsiębiorstwa w realizacji procesu inwentaryzacji, oferując narzędzia do jej przeprowadzania. Poniżej opisujemy cały przebieg inwentaryzacji magazynowej w naszym systemie.

1. Przygotowanie spisu

Zatwierdzane są wszystkie dokumenty magazynowe, system zamraża stany na wybrany dzień, a użytkownik określa zakres inwentaryzacji – pełny, częściowy, pojemnikowy lub według adresatów.

2.  Przeprowadzenie spisu

Tworzone są arkusze spisowe dla wybranych magazynów, lokalizacji lub komisji. Można je generować także według atrybutów towarów. Dane wprowadzane są ręcznie lub z użyciem terminali mobilnych.

3. Symulowanie inwentaryzacji

System umożliwia wirtualne „zastosowanie” spisu, bez zmiany stanów magazynowych. To bezpieczny sposób na weryfikację różnic jeszcze przed zatwierdzeniem inwentury.

4. Weryfikacja różnic

Raporty porównują dane spisane ze stanami systemowymi, wskazując pozycje zgodne, różnice ilościowe, braki i pozycje niespisane. Na tym etapie możliwe jest poprawienie arkuszy oraz kompensacja różnic.

5. Zastosowanie inwentaryzacji

Po zaakceptowaniu wyników system wystawia dokumenty INW i aktualizuje stany magazynowe, rozliczając nadwyżki i niedobory.

6. Ponowna weryfikacja i ewentualne poprawki

Jeżeli po zastosowaniu pojawią się korekty, można ponownie przeprowadzić analizę różnic i wdrożyć niezbędne zmiany.

7. Ponowne zastosowanie inwentaryzacji

System przelicza wyłącznie pozycje zmodyfikowane, co skraca czas korekt.

8. Zamknięcie inwentaryzacji i archiwizacja

Inwentura zostaje zablokowana przed edycją, a komplet danych można zarchiwizować na nośnik zewnętrzny, co jest istotne zarówno dla księgowości, jak i audytów.

W systemie KLL-ERP centralnym narzędziem pracy podczas inwentaryzacji są arkusze spisowe. To w nich rejestrowane są wszystkie ilości z natury. Mogą być generowane dla całych magazynów, wybranych lokalizacji, konkretnych grup towarowych czy nawet przypisanych komisji spisowych. Dzięki temu możliwe jest równoległe prowadzenie spisu przez kilka zespołów, bez ryzyka nakładania się danych.

Arkusze pozwalają również na:

• automatyczne pobieranie listy towarów według zdefiniowanych kryteriów,
• ręczne dodawanie pozycji w razie potrzeby,
• bieżącą kontrolę poprawności danych,
• eksport do plików (np. CSV) w celu dodatkowej analizy lub archiwizacji.

Takie podejście sprawia, że proces spisu jest przejrzysty, a wszystkie dane są uporządkowane i łatwe do dalszego rozliczenia.

Tradycyjny spis oparty na arkuszach papierowych bywa czasochłonny i podatny na błędy. System KLL-ERP wprowadza nowoczesne rozwiązania w postaci terminali mobilnych i skanerów kodów kreskowych.

Korzyści z tego podejścia:

• szybszy spis – skanowanie trwa sekundy,
• mniej błędów – dane trafiają bezpośrednio do systemu,
• praca równoległa – wielu operatorów jednocześnie,
• kontrola w czasie rzeczywistym – raporty pokazują bieżące różnice,
• większa ergonomia pracy – koniec z papierowymi formularzami.

Takie rozwiązanie znacząco zwiększa efektywność inwentaryzacji i podkreśla nowoczesność systemu KLL-ERP.

System KLL-ERP umożliwia przeprowadzanie różnych typów inwentaryzacji, dopasowanych do specyfiki działalności firmy i struktury magazynu:

Inwentaryzacja pełna

Obejmuje cały magazyn i wykonywana jest zazwyczaj raz w roku – najczęściej na koniec okresu rozliczeniowego. To najdokładniejsza, ale i najbardziej czasochłonna forma inwentaryzacji.

Inwentaryzacja częściowa

Dotyczy wybranych grup towarowych, gałęzi asortymentowych lub lokalizacji. Pozwala regularnie kontrolować kluczowe towary bez konieczności zatrzymywania pracy całego magazynu.

Inwentaryzacja pojemnikowa

Stosowana w firmach, które zarządzają magazynem w oparciu o pojemniki, palety lub inne jednostki ładunkowe. Umożliwia spis według pojemników, co jest szczególnie ważne w logistyce i produkcji.

Inwentaryzacja wg adresatów

Przeprowadzana w magazynach, gdzie towary przypisane są do konkretnych kontrahentów (np. w modelu konsygnacyjnym). Ułatwia rozliczenia i zapewnia transparentność wobec partnerów biznesowych.

Inwentaryzacja produkcji w toku

Obejmuje materiały, półprodukty i wyroby w trakcie realizacji zleceń produkcyjnych. Kluczowa dla firm produkcyjnych, pozwala dokładnie wycenić i kontrolować produkcję w toku.

Inwentaryzacja Kanban

Dostosowana do firm pracujących w modelu ciągłego uzupełniania zapasów. Polega na kontroli stanów materiałowych w pojemnikach Kanban i sprawdzaniu, czy system sygnalizacji niedoborów działa prawidłowo.

Firmy często postrzegają inwentaryzację jako proces trudny i czasochłonny. Najczęściej pojawiają się wyzwania takie jak:

• Niezamknięte dokumenty magazynowe – w KLL-ERP system wymusza ich zatwierdzenie przed spisem i zamraża stany na wybrany dzień.

• Towary w tranzycie i czasowo wyłączone z obrotu – moduł uwzględnia także zasoby w drodze, w kontroli jakości czy na magazynach specjalnych.

• Błędy ludzkie i rozbieżności między komisjami – terminale mobilne, kody kreskowe i podział na komisje eliminują pomyłki i dublowanie danych.

• Czasochłonność w dużych magazynach – dzięki pracy równoległej wielu zespołów i wsparciu urządzeń mobilnych proces jest znacznie szybszy.

Poza standardowym przebiegiem spisu system KLL-ERP oferuje szereg funkcjonalności, które znacząco ułatwiają pracę i podnoszą jej wiarygodność.

Inwentaryzacja wg komisji spisowych

System pozwala przypisywać arkusze spisowe do konkretnych komisji. Dzięki temu spis może być prowadzony równolegle przez kilka zespołów, a wyniki są później automatycznie konsolidowane. To rozwiązanie szczególnie przydatne w dużych magazynach i centrach logistycznych, gdzie liczy się czas i rzetelność.

Kompensata różnic

KLL-ERP umożliwia automatyczną kompensację niedoborów i nadwyżek dotyczących tych samych towarów. Zamiast tworzyć wiele dokumentów korygujących, system potrafi rozliczyć różnice w prostszy sposób, co oszczędza czas i zmniejsza liczbę operacji w ewidencji.

Historia zmian i kontrola użytkowników

Każda zmiana w arkuszach spisowych jest logowana – wiadomo, kto i kiedy wprowadził dane, kto dokonał poprawek i kto zatwierdził inwentaryzację. To nie tylko zwiększa bezpieczeństwo procesu, ale także spełnia wymagania audytowe.

Uwzględnianie stanów specjalnych

KLL-ERP nie ogranicza się wyłącznie do towarów „na półce”. System uwzględnia także magazyny w tranzycie, towary w kwarantannie czy produkcję w toku. Dzięki temu spis daje pełny obraz rzeczywistych zasobów przedsiębiorstwa.

Raporty wyceny i analizy

Po zakończeniu inwentaryzacji dostępne są raporty wyceny różnic według cen ewidencyjnych. Dzięki temu kierownictwo natychmiast widzi wpływ różnic magazynowych na wynik finansowy firmy.

Checklista dla przedsiębiorców:

✅ Zatwierdź dokumenty magazynowe – wszystkie PZ, WZ i RW.
✅ Wstrzymaj ruch magazynowy – podczas spisu nie powinny być realizowane operacje przyjęcia i wydania.
✅ Przygotuj magazyn – uporządkuj lokalizacje i oznaczenia.
✅ Zaplanuj zespoły spisowe – podziel zadania między pracowników.
✅ Wybierz metodę spisu – papierowe arkusze, terminale mobilne lub mix.
✅ Ustal harmonogram – czas rozpoczęcia, przerwy i zakończenie spisu.
✅ Przetestuj procedurę – wykonaj próbny spis w wybranych lokalizacjach.

Inwentaryzacja magazynowa to obowiązek, ale i narzędzie poprawy efektywności. Dzięki modułowi Inwentaryzacja w KLL-ERP spis staje się prostszy, szybszy i mniej podatny na błędy. Automatyzacja procesu pozwala nie tylko zachować zgodność z przepisami, ale też realnie usprawnić codzienną pracę magazynu.

👉 Chcesz zobaczyć, jak KLL-ERP wspiera inwentaryzację w praktyce? Skontaktuj się z nami