Koniec ery segregatorów: Nowoczesne zarządzanie umowami w środowisku ERP

W zarządzaniu umowami w większych firmach często pojawiają się pytania, które potrafią sparaliżować codzienną pracę: Kiedy kończy się ta umowa? Jakie były jej kluczowe terminy? Czy na pewno korzystamy z aktualnej wersji dokumentu? Te proste z pozoru kwestie mogą przerodzić się w poważne wyzwania, gdy odpowiedzi szukamy w gąszczu segregatorów, archiwów lub rozproszonych po dyskach sieciowych plików. Każda minuta spędzona na wertowaniu dokumentów to strata czasu i rozproszenie. Do tego dochodzi ryzyko błędów, utraty ważnych danych czy naruszenia poufności informacji.

A teraz wyobraź sobie, że każda umowa, niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, czy u kontrahenta, jest dostępna w zaledwie kilka sekund. Masz pewność, że pracujesz na aktualnej wersji dokumentu, a dostęp do danych jest ściśle kontrolowany i ograniczony do osób uprawnionych. To rozwiązanie, którą można wprowadzić dzięki digitalizacji rejestru umów i wykorzystaniu dedykowanych modułów systemów komputerowych.

Wdrożenie elektronicznego rejestru umów umożliwia:

• szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów bez konieczności przeszukiwania papierowych archiwów,
• zmniejszenie kosztów administracyjnych,
• zwiększenie poziomu poufności dzięki systemowej kontroli dostępu,
• sprawniejszą realizację zadań dzięki natychmiastowemu dostępowi do umów na komputerze,
• uporządkowanie obiegu dokumentów i wyeliminowanie problemu związanego z krążącymi po firmie oryginałami i kopiami umów,
• poprawę zgodności z regulacjami prawnymi i audytami.

W tym artykule pokażemy, jak krok po kroku wdrożyć moduł rejestru umów w spółkach o większej skali działalności. Dowiesz się, na co zwrócić uwagę podczas wdrażania oraz jakie narzędzia najlepiej wspierają ten proces. Artykuł bazuje na module Rejestr Umów systemu KLL-ERP.

W dużych firmach zarządzanie umowami to nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim bezpieczeństwa, minimalizacji błędów oraz porządku. Odchodzi się od metody opartych na dokumentach papierowych i coraz więcej organizacji decyduje się na wdrożenie cyfrowych rozwiązań.

Podstawowe funkcjonalności:

• skany wszystkich umów są dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób,
• szybki czas czas wyszukiwania i wyświetlania umów,
• papierowe dokumenty są bezpiecznie przechowywane w fizycznym archiwum o ograniczonym dostępie. Na stanowisku użytkownika dokument pojawia się tylko na czas wyświetlania,
• wielopoziomowy system uprawnień i kontroli dostępu do dokumentów,
• łatwość kojarzenia ze sobą powiązanych dokumentów, np. umów ramowych z ich aneksami lub umowami szczegółowymi, co pozwala na szybkie zrozumienie całościowej sytuacji,
• automatyczne przypominanie o mijających terminach,
• integracja z innymi modułami ERP jak finanse, sprzedaż, zakupy,
• śledzenie zmian i historii dostępu,
• centralne repozytorium dokumentów i kontrola wersji.

Proces przenoszenia papierowych umów do modułu elektronicznego, który wymaga inwentaryzacji wszystkich obecnych umów i wypracowania pewnej systematyki. W pierwszej kolejności należy dokonać podziału umów. Najczęściej najwygodniejszy podział będzie wg obszarów i/lub rodzajów. Nasz sugerowany podział to:

• zakupy,
• sprzedaż,
• licencje,
• ogólne.

Na tej podstawie należy założyć rejestry, które te umowy będą grupowały.

Następnie należy zeskanować każdą umowę i dodać ją do odpowiedniego rejestru uzupełniając dane m.in.:

• Kontrahent
• Daty zawarcia
• Okres obowiązywania

Zarządzanie uprawnieniami w systemie informatycznym jest ściśle powiązane ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Wyobraźmy sobie dużą firmę produkcyjną, gdzie dostępu do zapisów umowy muszą mieć różne działy, a w ramach nich różne osoby.

W większych przedsiębiorstwach spotykamy złożone struktury organizacyjne, gdzie działy są podzielone na mniejsze jednostki, tak zwana struktura  hierarchiczna. Na przykład, dział handlowy może mieć osobne zespoły odpowiedzialne za różne regiony geograficzne, a każdy z nich potrzebuje dostępu do innych umów.

W mniejszych lub inaczej zorganizowanych firmach pracownicy mogą być przypisani jednocześnie do różnych projektów i działów, co wymaga tak zwanej struktury macierzowej organizacji uprawnień.

System KLL-ERP oferuje oba te schematy nadawania uprawnień, dostosowane do różnych typów organizacji.

Według schemat organizacyjnego:

• dedykowany dla dużych przedsiębiorstw,
• odzwierciedla formalną strukturę firmy,
• automatycznie przydziela uprawnienia zgodnie z pozycją w hierarchii,
• mniej elastyczny, ale automatycznie utrzymywany.

Według użytkowników:

• idealny dla małych i średnich firm,
• elastyczne przydzielanie uprawnień w zależności od ról użytkownika i projektów,
• szybkie i łatwe przypisywanie uprawnień,
• natomiast wymaga więcej uwagi i okresowych przeglądów.

Przy definiowaniu uprawnień możliwe jest wskazanie Odpowiedzialnego za umowę, oraz osób z prawem dostępu do podglądu lub edycji umowy.

Umowy, w zależności od branży w jakiej działa klient, mogą wymagać dodatkowego opisu w sformalizowany sposób. W tym celu wykorzystujemy mechanizm atrybutów zdefiniowanych i uzupełniamy dane w umowach. Dzięki temu, możliwe będzie, bardzo dokładne:

• przeszukiwania 
• raportowanie,
• analityka.

Tak dodana umowa jest już dostępna do wglądu w systemie dla każdej osoby, która ma odpowiednie uprawnienia.

W trakcie pracy nad projektami, zamówieniami często pojawiają się kwestie, które wymagają weryfikacji z zapisami umowy. Korzystając z tradycyjnej metody, musimy przerwać nasze zadanie i poświęcić dodatkowy czas na odnalizienie papierowej wersji umowy.   Dzięki zaawansowanym funkcjom wyszukiwania w systemie KLL-ERP, odnalezienie właściwej umowy to kwestia kilku kliknięć.

Możliwości przeszukiwania:

• kontrahenci, włączenie z następcami prawnymi,
• numery umów, zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne,
• zakresy dat, od zawarcia po wygaśnięcie,
• słowa kluczowe w opisach i treści dokumentów,
• szczegółowe atrybuty zdefiniowane w ramach danej firmy i typu umów.

Załóżmy, że szukamy wszystkich aktywnych umów z danym kontrahentem, który został przejęty przez zagraniczną spółkę. Korzystając z odpowiedniej modyfikacji filtra kontrahent system automatycznie wyświetli zarówno umowy z pierwotną firmą, jak i te zawarte już po przekształceniu.

Wyobraźmy sobie typową sytuację w dużej firmie produkcyjnej: mamy główną umowę ramową z kluczowym dostawcą surowców, która obowiązuje od trzech lat. W międzyczasie powstało sześć aneksów zmieniających ceny oraz cztery umowy szczegółowe dotyczące dostaw pod konkretne, duże projekty. Aby zachować porządek w dokumentachs ystem KLL-ERP wprowadza przejrzystą strukturę zarządzania powiązanymi dokumentami:

Umowy ramowe:

• opisują ogólne warunki i zasady i intencje współpracy,
• są punktem wyjścia i łącznikiem dla kolejnych umów kontraktowanym obszarze.

Umowy szczegółowe:

• precyzują konkretne warunki dostaw, usług, projektów,
• zawierają odniesienia do umowy ramowej,
• mogą mieć własne aneksy i załączniki.

Aneksy:

• automatycznie odwołują się do umowy pierwotnej,
• są chronologicznie uporządkowane,
• łatwe przełączanie i podgląd umożliwia szybkie poznanie finalnego, tekstu jednolitego umowy.

Dzięki takiemu rozwiązaniu, tworzy nam się coś na kształt drzewa genealogicznego dokumentów, dzięki czemu widzimy całą perspektywę współpracy, mamy pewność, że żaden dokument nie został pominięty, szybko możemy dojść do aktualnych postanowień oraz zobaczyć jak zmieniały się w czasie.

Wszystkie powiązane w ten sposób umowy widoczne zawsze będą w zakładce Powiązane umowy.

Każda osoba, która nadzoruje realizację umów doświadczyła sytuacji, gdy nagle okazuje się, że umowa wygasła, lub minęły zapisane w niej terminy. Jeszcze gorzej może być w sytuacji, gdy po czasie orientujemy się, że umowa którą planowaliśmy zakończyć uległa automatycznemu przedłużeniu, bo zapomnieliśmy ją wypowiedzieć w terminie. Takie sytuacje kosztują wiele nerwów, pieniędzy i często nadszarpują relacje biznesowe. 

System KLL-ERP działa jak stale monitorujący umowy asystent, który sprawdza wszystkie podane w umowach terminy. Ostrzega o zbliżających się datach z wyprzedzeniem poprzez:

• kolorystyczne podświetlenie zbliżających się terminów,
• powiadomienia e-mail do osób odpowiedzialnych za umowę,
• ostrzeżenia przy powoływaniu się na umowę w powiązanych modułach.

Dzięki temu rozwiązaniu, managerowie mają czas na podjęcie decyzji odnośnie mijających terminów, dział prawny z wyprzedzeniem otrzyma dokumenty do analizy i zasugeruje zmiany. Zachowana jest ciągłość kontraktów, dzięki czemu współpraca z naszymi kontrahentami jest płynna i budująca lepsze relacje.

Po zdigitalizowaniu wszystkich istniejących umów w firmie należy wdrożyć procedurę opracowywania i umieszczania nowych umów w rejestrze. Tylko w ten sposób zapewnimy, że będzie on właściwie funkcjonowała w organizacji. Poza tym, niejako przy okazji, wykształcą się standardowe procedury przygotowywania typowych umów.

Najprostszy proces może będzie zawierał zadania takie jak:

• przygotowanie umowy,
• negocjacje,
• konsultacje prawnicze.

Ostatnim krokiem będzie instrukcja umieszczenia umowy w rejestrze z nadaniem odpowiednich uprawnień i zdefiniowaniem wszystkich terminów, tak aby umożliwić jej automatyczne nadzorowanie przez system.

W dobie rosnącej cyfryzacji firm i eliminacji papieru, wdrożenie elektronicznego systemu rejestru umów staje się standardem, który zapewnia większą przejrzystość, bezpieczeństwo oraz wygodę pracy. Moduł „Umowy” w KLL-ERP to proste narzędzi do archiwizacji skanów doumentów, ale zaawansowany moduł, który jest niezbędny transformacji cyfrowej przedsiębiorstw, bo przekłada się na ograniczanie kosztów, większą płynność współpracy z kontrahentami, a w efekcie na podniesienie przewagi konkurencyjnej.